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    Prozessmodellierung und ECM-Einführung laufen parallel

Zweckverband Ostholstein (ZVO)

Papierärmer und effizienter

Der Zweckverband Ostholstein (ZVO) ist der regionale Ver- und Entsorger in der Region Ostholstein. Der ZVO wurde im Jahre 2004 in operative Geschäftseinheiten mit einer übergeordneten Holding neu strukturiert. Um effizienter zu arbeiten, entschied sich der ZVO, seine Prozesse mit der ECM-Software von OPTIMAL SYSTEMS zu unterstützen.

Mit über 400 Mitarbeitern ist der ZVO ein bedeutender Wirtschaftsfaktor in der Region. Die Anforderungen der neuen Organisation konnten mit den über die Jahre ZVO entwickelten und erprobten Prozesse nicht optimal abgedeckt werden. Die fachspezifischen Prozesse der einzelnen Geschäftseinheiten sind an die Anforderungen des technischen Sicherheitsmanagement (TSM) angepasst, aber übergreifende Prozesse waren durch die neue Organisation nicht mehr kompatibel.

Die Einführung der ECM-Software verlief mit einem Zeitversatz von ca. einem halben Jahr parallel zur Prozessmodellierung. Nach Festlegung der grundsätzlichen Systemstruktur begann die Einführung im Personalwesen mit der Umstellung auf die digitale Personalakte sowie für Abläufe im Tagesgeschäft. Nach und nach wurden weitere Fachbereiche einbezogen.

Informationen stehen heute für alle berechtigten Mitarbeiter zentral zur Verfügung – vom Posteingang über die Abrechnung bis hin zu Notizen oder Faxbelegen.

Unsere Referenz

Digitale Archivierung beim Zweckverband Ostholtstein (ZVO)

  • ca. 500 Mitarbeiter
  • Gründung 1927
  • 60 Mitgliedsgemeinden
  • 2 Tochtergesellschaften

  • Mit dem ECM-System haben wir jederzeit einen effizienten Zugriff auf alle Informationen und Unterlagen. Nach Umstellung reduzierte sich die Ablagefläche um gut drei Viertel auf nunmehr rund 8 Meter.

    Heiko Suhren
    Verbandsdirektor
    Zweckverband Ostholtstein (ZVO)