• enaio®-Anwender

    Effizienzgewinn dank der elektronischen Akte

Jobcenter Kreis Düren

Mit der Einführung erhöhte sich auch die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit

Der Kreis Düren schlug sich mit den gleichen Problemen wie viele andere deutsche Sozialverwaltungen herum. Das Jobcenter und die Mitarbeiter erstickten faktisch in Bergen von Papierakten. Etwa 18 laufende Aktenmeter benötigte jeder Leistungs-sachbearbeiter 2010 für die Unterbringung seiner laufenden Fälle. Auf Grund der Aufbewahrungsfristen von durchschnittlich zehn Jahren kamen noch riesige Mengen an Archivakten hinzu. Da drängte sich beim Neubau des Jobcenters in Düren geradezu die Frage auf, ob man das Geld in kostenintensive Aktenschränke und Lagerflähen oder doch lieber gleich in zukunftsweisende IT-Lösungen investieren sollte.

Nach einer Vorbereitungszeit von einem halben Jahr erfolgte die Implementierung des Systems in zwei Etappen. Die Mitarbeiter wurden durch eigene Kräfte jeweils einen halben Tag geschult. Heute ist enaio® an allen PC-Arbeitsplätzen unter Berücksichtigung von Zugriffsrechten verfügbar.

Mit enaio® kann nicht nur der Posteingang besser überwacht werden, sondern bei einem Bearbeitungsstau wegen Krankheit oder Urlaub kann umgehend gegengesteuert werden. Die elektronische Akte führt auch zu einer Steigerung der Arbeitsqualität. Vorgesetzte können Arbeitsergebnisse einfacher kontrollieren und bei  inhaltlichen Fragen per Telefon und gleichzeitiger Akteneinsicht den Mitarbeitern mit Rat und Tat zur Seite  stehen. Ebenso ist mit der Einführung von enaio® auch die Zahl der eingelegten Widersprüche um mehr als 20 % zurückgegangen. Der Grund: die verbesserte Auskunftsfähigkeit. Die Leistungsberechtigten legen jetzt seltener vorsorglich Widerspruch ein, da die Beschwerdestelle dank der jederzeit einsehbaren eAkte den Bürgern mit verständlichen Worten schwierige Sachverhalte ihres Bescheides schon am Telefon erklären können, was zu  Zeiten der Papierakte oftmals nicht möglich war.

Digitale Akte beim Jobcenter Kreis Düren

  • Einzugsgebiet mit 260.000 Einwohnern
  • 300 Mitarbeiter im Jobcenter
  • Leistungen für rund 23.000 Bürger

  • Es werden nicht nur eindeutig greifbare Kosten für Aktenschränke, Papier, zusätzlichen Raumbedarf etc. eingespart, sondern auch nicht näher bezifferbare Effizienzgewinne durch eine Optimierung der Arbeitsprozesse, verbesserte Steuerungsmöglichkeiten und eine Zunahme der Mitarbeiter- sowie Kundenzufriedenheit in erheblichem Maße erzielt.

    Karl-Josef Cranen
    Leiter
    Jobcenter Düren