Lösung: Vertragsmanagement und Vertragsakten in enaio®

Verträge effizient verwalten

Die digitale Vertragsakte von enaio®

Bleiben Sie in allen Phasen des Vertragsmanagements voll handlungs- und auskunftsfähig: enaio® ermöglicht es Ihnen, alle Vertragsinformationen zentral zu bündeln und effizient zu verwalten. Das gilt besonders für alle existierenden Kauf-, Service-, Miet- oder Leasingverträge sowie die Gesamtkosten geschlossener Verträge – mit einer einfachen, in der Praxis erprobten Lösung.

  • Anbindung an bestandsführende Systeme, z. B. ERP-Systeme wie SAP
  • Archivierung auf nicht veränderbaren Speichermedien
  • Qualifizierte, elektronische Signierung von Dokumenten
  • Vollständiger Überblick über Vertragsstatus und aktuelle Vorgänge

Alle Vertragsphasen im Griff
enaio® hilft Ihnen, die volle Kontrolle über alle Vertragswerke zu behalten

Best Practice

Erprobte, seit Jahren erfolgreich bei unseren Kunden eingesetzte Funktionen.

Einfacher Ausbau

Viel Raum für gezielte Erweiterungen und die Umsetzung eigener Ideen.

Sicher konzipiert

Umfassender Schutz Ihrer Verträge und Daten dank granularem Rechtesystem.

Verträge verwalten und Fristen einhalten

Mit der Vertragsakte verwalten Sie Ihre Verträge komfortabel. Die Wiedervorlagenfunktion unterstützt das Fristenmanagement.

Effizienteres digitales Arbeiten

In der Vertragsakte stets die aktuellen Kontaktdaten des Vertragspartners hinterlegt, Workflows sorgen für nahtlose Prozesse.

Digitale Vertragsakte: Basis für die gesamte Vertragsverwaltung

Der digitale Handschlag – fristgerecht, effizient und sicher

Digitale Vertragsakten in enaio® dienen nicht nur zur Verwaltung von Verträgen, sie begleiten alle Vertragsdokumente von der Erstellung bis zur Vertragsbeendigung und darüber hinaus. Das heißt, Sie haben in allen Phasen des Vertragsmanagements den vollen Überblick über wichtige vertragsrelevante Informationen, können Geschäftsdokumente einfach erstellen und sich sicher sein, dass die Geschäftsprozesse genau protokolliert werden – von der Klassifizierung über das Einhalten von Fristen und Terminen bis zum Einbinden externer Vertragsbeteiligter und der anschließenden revisionssicheren Archivierung.

Unsere elektronische Vertragsakte lässt sich dabei einfach und schnell innerhalb einer bestehenden IT-Struktur implementieren. Komfortabler lassen sich Verträge kaum managen und bearbeiten.

  • Zentrale Ablage von Verträgen und vertragsbegleitender Dokumente
  • Kontextbezogenes Verwalten aller Informationen in elektronischen Akten
  • Einbinden von Pflichtangaben wie Vertragstyp, Zuständigkeit etc.
  • Freigabeworkflows, Fristenmanagement, Variantenverwaltung und
  • Versionsvergleiche
  • Gezielte Vergabe interner Verantwortlichkeiten & Zugriffsrechten
  • Einbinden externer Vertragsbeteiligter

enaio® individualisieren und integrieren

Jedes Unternehmen ist anders, genauso wie jeder Vertrag. enaio® lässt sich spezifisch an die Erfordernisse Ihrer Organisation und des von Ihnen gewünschten Vertragsmanagements anpassen. Dafür stehen einerseits die grundlegenden ECM-Funktionen bereit. Andererseits gibt es vielfältige Erweiterungsmöglichkeiten, etwa für die Erstellung von Verträgen, für das Optimieren von Vertragsprozessen oder das Arbeiten mit Vertragsdaten in ERP-Systemen.

  • Anbindung an bestandsführende Systeme, z. B. SAP
  • Automatisierter Datenabgleich mit dem führenden System
  • Vertragsdaten und -dokumente aus SAP heraus konfigurieren
  • Übertragung von Kreditoren- und Debitorenstammdaten
  • Verträge und Vorlagen erstellen – (teil-)automatisiert
  • Archivierung auf nicht veränderbaren Speichermedien
  • Einbinden einer qualifizierten elektronischen Signatur

Projektreferenz zu dieser Lösung:

Digitales Vertragsmanagement bei der Valora Gruppe

zur Referenz
  • 15.000 Mitarbeiter
  • 2,6 Mrd. CHF Umsatz
  • 1905 gegründet

  • Die Lösung hat bei uns eingeschlagen wie eine Bombe. Das muss man jetzt mal so sagen! Wir können sie uns gar nicht mehr wegdenken.

    Holger Rommel
    Leiter IT
    Gries Deco Company GmbH (Depot)
  • Die Vertragsakte wird sehr gut angenommen, weil einfach nachvollzogen werden kann, welche Verträge auslaufen. Sie liegen zentral an einem Ort und nicht wie bisher beim jeweiligen Zentral- oder Bereichsleiter.

    Andreas Barmettler
    Leiter Controlling
    Allgäuer Zeitungsverlag

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