Lösung: enaio® im Sozialamt nutzen

Viele Aufgaben – eine Lösung

Das digitale Sozialamt mit enaio®

Projektreferenz zu dieser Lösung:

 

Das digitale Sozialamt bei der Stadt Coburg

  • 41.317 Einwohner
  • mehrere ansässige Unternehmen
  • 48,29 km² Fläche

Zu den größten Stärken der ECM-Software enaio® zählen sowohl die nahtlose Anbindung aller gängiger Fachverfahren über Schnittstellen, als auch die Möglichkeit des Zugriffs auf Daten und Fallakten über verteilte Standorte hinweg. Die Verbesserung des inner- und zwischenbehördlichen Informations- und Datenaustauschs führen zu einer hohen Akzeptanz bei den Sachbearbeitern und den beteiligten Stellen und setzen zusätzlich Synergieeffekte frei. Nicht zuletzt werden durch den Einsatz von enaio® Service und Auskunftsfähigkeit spürbar verbessert.

  • Transparenz durch zentrale, einheitliche Ablagestruktur sämtlicher fallspezifischen Daten und Dokumente
  • Zeitersparnis durch amtsweite, blitzschnelle Zugriffsmöglichkeiten auch bei verteilten Standorten
  • Ausgefeiltes Workflow-Management für zuverlässige, standardisierte und beschleunigte Vorgangsabwicklungen wie z. B. Antragsbewilligungen oder Rechnungsfreigaben
  • Entlastung der Sachbearbeiter, höhere Transparenz bei Fallentscheidungen und schnelle und bessere Auskunftsfähigkeit gegenüber Bürgern

Workflow-Szenario innerhalb eines Sozialamt
Von der Eingangspost bis zur Sachbearbeitung optimal angebunden

Geringerer Zeitaufwand

Blitzschnelle Suche, Bearbeitung und Ablage sowie Registratur von Dokumenten

Mehr Effizienz

Arbeitsabläufe & Entscheidungsprozesse werden durch digitale Akten beschleunigt

Höhere Sicherheit

Mehr Datenschutz durch Zugriffsrechte-Management und Revisionssicherheit

Auf alle Fälle übersichtlich

In digitalen Akten – wie z. B. der Fallakte – finden sich alle relevanten Informationen zu den Leistungsbeziehern.

Alle Informationen an einem Ort

Briefe, E-Mails, Bescheide, Belege: So sind alle Mitarbeiter schnell auskunftsfähig.

enaio®-Speziallösungen für Sozialämter

Platz, Zeit und Geld sparen und einen wertvollen Beitrag zur Arbeitsentlastung leisten

Die enaio®-Sozialamtlösung passt sich vollständig an die vorhandenen Gegebenheiten an. Das heißt: enaio® läuft völlig unauffällig im Hintergrund. Die Sozialamtmitarbeiter können direkt aus dem führenden Sozialhilfeverfahren (z. B. Open Prosoz) heraus digitale Akten und Dokumente in enaio® suchen, lesen und bearbeiten. Neue Dokumente können direkt aus Word, Excel oder Outlook heraus angelegt, bearbeitet und abgespeichert bzw. in die Akte gedruckt werden.

Aus Gründen der Revisionssicherheit werden Dokumente in enaio® grundsätzlich automatisch mit einem Merkmal zur Archivierbarkeit versehen. Das heißt, sie können nach Durchführung eines geplanten Archivlaufs nicht mehr verändert werden. Sollen Dokumente veränderbar bleiben, zum Beispiel bearbeitbare Text- oder Kalkulationsdateien, können sie von der Archivierung ausgeschlossen werden. enaio® ist zudem in der Lage, verschiedene Versionen einer Datei zu verwalten und so den Entstehungs- bzw. Anpassungsprozess zu dokumentieren.

Viele Hilfsmittel – ein Ziel: ECM-gestützte Sachbearbeitung

Sobald eine digitale Akte in enaio® angelegt ist, kann diese – im Gegensatz zu Papierakten – gleichzeitig von mehreren berechtigten Personen, auch aus unterschiedlichen Abteilungen oder Verwaltungen, genutzt werden.
Das beschleunigt Bearbeitungsprozesse erheblich und hilft, Anträge schneller abzuarbeiten.

Die digitalen Akten und die darin enthaltenen Dokumente (Textdateien, E-Mails, Scans etc.) können nach den unterschiedlichsten Kriterien gesucht werden. Welche Kriterien das sein sollen (z. B. Ersteller/Bearbeiter, Art des Dokuments / Vorganges/ Antrages, Bearbeitungsstatus etc.) kann individuell, entsprechend den Anforderungen des jeweiligen Sozialamtes, angepasst werden.

 

Ein weiterer Vorteil gegenüber Papierakten ist die Möglichkeit der Volltextsuche. Sozialamtmitarbeiter können in Sekunden tausende von Akten bzw. Dokumenten nach jedem beliebigen Wort durchsuchen. Dies gilt auch für eingescannte und mit OCR digitalisierte Dokumente.

Das spart nicht nur Zeit und Transportwege – die digitalen Akten können auch gleichzeitig von beliebig vielen Personen durchsucht werden.

  • Die digitale Akte führt sich fast von selbst und die Recherche erfolgt automatisch. Der Schulungsaufwand hierfür ist minimal.

    Oliver Abel
    Systembetreuer
    Magistrat Seestadt Bremerhaven (Sozialamt)
  • Die Lösung von OPTIMAL SYSTEMS passte hervorragend in das Anforderungsprofil der vorhandenen IT-Infrastruktur.

    Heino Reinartz
    vormals IT-Leiter
    Kreisverwaltung Aachen