Lösung: Gelenkte Dokumente

Sichere und konforme Dokumentenlenkung

Mit enaio® Best-Practice-Lösungen compliant sein

Projektreferenz zu dieser Lösung:
SOP bei der MEDAC Gesellschaft für klinische Spezialpräparate mbH

zur Referenz
  • 1.000 Mitarbeiter
  • 50 Spezialprodukte
  • 6 Länder
  • Über 40 Jahre Unternehmensgeschichte

Gesetze, Normen und Verordnungen schreiben Ihnen vor, wie Sie Dokumente, die Ihre Produkte und Leistungen betreffen, zu lenken haben. Das weiß niemand besser als Sie selber. Und das stellt Sie teilweise vor große Herausforderungen: Dokumente müssen angelegt und archiviert, Fristen und Gültigkeiten überwacht sowie die Verfügbarkeit der gültigen Dokumente zu jedem Zeitpunkt sichergestellt werden. Immer kürzer werdende Überarbeitungs- und Verteilungszyklen binden zunehmend Ressourcen und verursachen einen hohen logistischen Aufwand. Dokumente zu lenken ist ein komplexes Thema geworden.

Die enaio® Best-Practice-Lösung „Gelenkte Dokumente“ ermöglicht es, Dokumente und Prozesse sicher zu lenken – digital, sicher, dokumentiert und das über den gesamten Lebenszyklus eines Dokumentes hinweg.

  • Umfangreiche und beschreibende Metadaten
  • Archiv aller Vorversionen (Versionshistorie)
  • Kontrollierte und protokollierte Abläufe
  • Verknüpfung mitwirkender Dokumente
  • Zeitgesteuerte Revisionierung
  • Automatische Verteilung gültiger Dokumente
  • Schulungsmanagement
  • Browserbasierte Leseschulung mit Lesebestätigung
  • Browserbasierte Erfolgskontrolle
  • Schulungsübersicht (Mitarbeiter-Matrix)
  • Beliebige Schulungskreise
  • Dokumententyp-abhängige Prozesse

Prozessablauf der gelenkten Dokumente
Sicher. Compliant. Protokolliert.

Zentraler Zugriff

Jederzeit von überall verfügbar, stets aktuell und sicher archiviert dank zentraler Datenbank.

Immer im Blick

Überwachung von Fristen, Kenntnisnahmen, Präsenzschulungen – mit Erinnerungsfunktion.

Komfortables Arbeiten

Vorlagen-basierte Erstellung von Word-Dokumenten & Auto-Konvertierung in PDF.

Schulungskreise

Jederzeit im Überblick, welche Dokumente zu welchem Geltungsbereich (Schulungskreis) gehören.

Schulungsübersicht

Für jedes Dokument und jede Version kann eingesehen werden, welche Personen hätten lesen müssen und welche bereits gelesen haben. Gleiches gilt für die Präsenzschulung, wer wurde bereits geschult und mit welchem Ergebnis.

Kontrolle über den Dokumenten-Lebenszyklus

Informationen und Prozesse sicher durch das Unternehmen steuern

Ein Dokument durchläuft in seinem Dasein eine Reihe von Schritten und Verfahren: Es wird erstellt, geprüft, genehmigt, verteilt, revisioniert, archiviert und gegebenenfalls lange Zeit später gelöscht. Mit enaio® sind Sie in der Lage, diese Prozessschritte einfach durchzuführen und noch einfacher zu überwachen. Die Dokumente werden dabei ausschließlich papierlos verwaltet.

enaio® bietet alle wesentlichen Funktionen, um jeden einzelnen Schritt des Zyklus abzubilden und zu automatisieren. Der gesamte Lifecycle erfüllt dabei die Anforderungen der Behörden und Unternehmens-Guidelines – er ist also voll und ganz compliant aufgebaut.

  • Bildet den Dokumenten-Lebenszyklus digital ab
  • Konforme Dokumentenlenkung
  • Stellt aktuelle, gültige Dokumente und Vorlagen an jedem Ort des Unternehmens bereit
  • Überwacht und sichert Fristen für Überarbeitung, Gültigkeiten etc.
  • Bietet eine integrierte Rollenverteilung für Zugriffsrechte

Prozesse digital sichern und dokumentieren

OPTIMAL SYSTEMS unterstützt Unternehmen als qualifizierter Lieferant, in dem es selbst ein Qualitätsmanagementsystem mit konformer Dokumentation führt, in welcher der Software Lifecycle und das Projektmanagement klar definiert sind.

OPTIMAL SYSTEMS liefert auch das für die Validierung benötigte Dokumentenset und zudem auf Wunsch qualifizierte Beratungsleistung für eine erfolgreiche Validierung.

  • Durch enaio® erhalten die Mitarbeiter die Möglichkeit, Informationen schneller und sicherer zu finden, zu verwalten und zu archivieren - wann, wo und in welchem Format sie auch immer gebraucht werden. Darüber hinaus sind kleine Anpassungen ohne erneute Installationen oder Fachwissen flexibel möglich.

    Bernd Jäkle
    Leiter IT
    Engeser GmbH
  • Entscheidend war, dass Archivierung, Dokumentenmanagement und Workflow in einem Produkt integriert sind.

    Stefan Antholzer
    IT-Leiter
    Flottweg GmbH