Lösung: Allgemeine Schriftgutverwaltung nach Aktenplan
Schriftgutverwaltung zentral organisieren
Eine Lösung für die gesamte Verwaltung
Hoher Aufwand bei Recherche, Anlage, Verwaltung und Archivierung von Akten entsteht, wenn durch die parallele Nutzung von analogen Akten und digitalen Informationen kein einheitlicher Aktenplan mehr besteht. Die Verteilung der vorgangsrelevanten Dokumente findet hauptsächlich in Papierakten, den E-Mail-Postfächern und in Netzlaufwerken statt. Die Akten sind somit unvollständig. Ein einheitliches Ablagesystem und Namenskonventionen sind nicht gegeben.
Die Lösung für die Problematik ist die Allgemeine Schriftgutverwaltung von enaio®, die sogenannte E-Akte.
Die Schriftgutverwaltung ist in enaio® integriert und übernimmt die komplette Aktenverwaltung. Alle zu einem Vorgang gehörenden Dokumente werden zentral in der digitalen Vorgangsakte, der E-Akte gespeichert. Papierdokumente werden digitalisiert und zusammen mit elektronischen Dokumenten zur Verfügung gestellt. Die üblichen Medienbrüche gehören der Vergangenheit an. Service und die Dienstleistungen werden durch die deutlich verkürzten Bearbeitungszeiten schneller und wirtschaftlicher erbracht. Hiervon profitieren Bürger, Behörden und Unternehmen.
- Zahlreiche Recherchemöglichkeiten inklusive Volltextrecherche (Internet / Intranet)
- Automatisierung von Verwaltungsabläufen durch digitale Workflows
- Durch die Rechteverwaltung von enaio® haben nur Berechtigte Zugriff auf die Daten und Dokumente
Die digitale Aktenplanführung mit enaio®
E-Akte nach Produktplan oder in Kombination mit Aktenplan
Die E-Akte kann nach Aktenplan abgelegt werden, zum Beispiel nach dem Baden-Württemberger Boorberg- oder dem KGSt-Aktenplan. Damit legen die Behörden ihre Daten in der elektronischen Akte nach einem einheitlichen Aktenplan für die gesamte Verwaltung ab, das heißt, die Mitarbeiter können in den gewohnten Strukturen weiterarbeiten. Die E-Akte kann nach Aktenplan sowie nach Produktplan lässt sich auch kombinieren, so dass die Behörden ihre Ablage ganz nach ihren Bedürfnissen organisieren können.
- Eine E-Akte (digitale Akte) für alle Dokumentarten, Dateitypen und Verwaltungsaufgaben
- Schneller Zugriff durch zentrale Dokumentenablage – bei Bedarf verwaltungsweit an allen Standorten
- Unterstützende Archivierungs-, Workflow-, Recherche-, Erinnerungs- & Prüffunktionen
- Optionale Anbindung von Fachanwendungen wie Kfz-Wesen, Einwohnermeldewesen, Bearbeitung von Ordnungswidrigkeiten etc.
Digitale Aktenführung
Die digitale Aktenführung ist die Basis für die Arbeit mit digitalen Akten in enaio® und organisiert den gesamten Lebenszyklus der Akten in der Öffentlichen Verwaltung mit Hilfe von Aktenzeichen oder auf Vorgangsebene.
- Große Anzahl an Dokumenten automatisiert scannen (Erfassungskomponente)
- Dokumente automatisch klassifizieren und deren Inhalte automatisiert extrahieren und plausibilisieren
- Geschäftsprozesse und Transaktionen systematisch aufzeichnen (Records Management)
- Dokumente applikationsunabhängig zur Verfügung stellen (Rendition Management)
