Lösung: Allgemeine Schriftgutverwaltung nach Aktenplan

Schriftgutverwaltung zentral organisieren

Eine Lösung für die gesamte Verwaltung

Projektreferenz zu dieser Lösung:

 

Allgemeine Schriftgutverwaltung bei der Stadt Soltau

  • 130 Arbeitsplätze
  • 4,8 Millionen Vorgänge im Datenbestand
  • 14.800 Aktenzeichen
  • zweitgrößter Freizeitpark ‘Heide Park Resort’

Hoher Aufwand bei Recherche, Anlage, Verwaltung und Archivierung von Akten entsteht, wenn durch die parallele Nutzung von analogen Akten und digitalen Informationen kein einheitlicher Aktenplan mehr besteht. Die Verteilung der vorgangsrelevanten Dokumente findet hauptsächlich in Papierakten, den E-Mail-Postfächern und in Netzlaufwerken statt. Die Akten sind somit unvollständig. Ein einheitliches Ablagesystem und Namenskonventionen sind nicht gegeben.

Die Lösung für die Problematik ist die Allgemeine Schriftgutverwaltung von enaio®, die sogenannte E-Akte.

Die Schriftgutverwaltung ist in enaio® integriert und übernimmt die komplette Aktenverwaltung. Alle zu einem Vorgang gehörenden Dokumente werden zentral in der digitalen Vorgangsakte, der E-Akte gespeichert. Papierdokumente werden digitalisiert und zusammen mit elektronischen Dokumenten zur Verfügung gestellt. Die üblichen Medienbrüche gehören der Vergangenheit an. Service und die Dienstleistungen werden durch die deutlich verkürzten Bearbeitungszeiten schneller und wirtschaftlicher erbracht. Hiervon profitieren Bürger, Behörden und Unternehmen.

  • Zahlreiche Recherchemöglichkeiten inklusive Volltextrecherche (Internet / Intranet)
  • Automatisierung von Verwaltungsabläufen durch digitale Workflows
  • Durch die Rechteverwaltung von enaio® haben nur Berechtigte Zugriff auf die Daten und Dokumente

Schriftgutverwaltung mit enaio®
nimmt eine zentrale Position in der Unternehmens-IT ein.

Digitale Prozesse

Workflows sorgen für Arbeitserleichterung in der Verwaltung.

Schnelle Recherche

Recherchetools finden Ergebnisse innerhalb kürzester Zeit.

Rechtemanagement

Rollen- und Rechtemanagement sorgen für Sicherheit.

enaio® ist Ihre Schriftgutzentrale

Alle Daten werden erfasst und können blitzschnell durchsucht werden. (Screenshot: Beispiel einer digitalen Akte der OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft Hannover)

Digitale Aktenführung

Vom aktuellen Status bis zur Archivierungsfrist: Die digitale Akte vereinigt alle relevanten Informationen zur Dokumentensammlung. (Screenshot: Beispiel einer digitalen Akte der OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft Konstanz)

Projektarbeit mit E-Akten

Optimieren Sie Ihre Projektarbeit mit Aktenplänen: für eine zentrale Ablage, Rollen- und Rechtesystemen und Trefferlistenfilter. (Screenshot: Beispiel einer digitalen Akte der OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft Hannover)

Die digitale Aktenplanführung mit enaio®

E-Akte nach Produktplan oder in Kombination mit Aktenplan

Die E-Akte kann nach Aktenplan abgelegt werden, zum Beispiel nach dem Baden-Württemberger Boorberg- oder dem KGSt-Aktenplan. Damit legen die Behörden ihre Daten in der elektronischen Akte nach einem einheitlichen Aktenplan für die gesamte Verwaltung ab, das heißt, die Mitarbeiter können in den gewohnten Strukturen weiterarbeiten. Die E-Akte kann nach Aktenplan sowie nach Produktplan lässt sich auch kombinieren, so dass die Behörden ihre Ablage ganz nach ihren Bedürfnissen organisieren können.

  • Eine E-Akte (digitale Akte) für alle Dokumentarten, Dateitypen und Verwaltungsaufgaben
  • Schneller Zugriff durch zentrale Dokumentenablage – bei Bedarf verwaltungsweit an allen Standorten
  • Unterstützende Archivierungs-, Workflow-, Recherche-, Erinnerungs- & Prüffunktionen
  • Optionale Anbindung von Fachanwendungen wie Kfz-Wesen, Einwohnermeldewesen, Bearbeitung von Ordnungswidrigkeiten etc.

Digitale Aktenführung

  • Große Anzahl an Dokumenten automatisiert scannen (Erfassungskomponente)
  • Dokumente automatisch klassifizieren und deren Inhalte automatisiert extrahieren und plausibilisieren
  • Geschäftsprozesse und Transaktionen systematisch aufzeichnen (Records Management)
  • Dokumente applikationsunabhängig zur Verfügung stellen (Rendition Management)

  • Mit der Entscheidung für die Digitalisierung der Akten und der Arbeitsprozesse haben wir beschlossen, weitgehend auf die papiergebundene Aktenführung zu verzichten.

    Axel Scholz
    Stellvertretender Leiter des Fachbereichs
    Kreis Nordfriesland
  • Als wir die rund 30.000 Akten vom Landkreis Diepholz übernehmen mussten, waren wir froh, die Software von OPTIMAL SYSTEMS zu haben. Ohne das ECM wäre die Bewältigung der Papierberge nicht möglich gewesen.

    Heinz Nentwig
    Leiter EDV-Abteilung
    Gemeinde Stuhr