Lösung: Rechnungsbearbeitung mit enaio®

Die Finanzen fest im Griff

dank digitaler Rechnungen mit enaio®

Projektreferenz zu dieser Lösung:

Digitale Rechnungsbearbeitung
bei der Kesseböhmer Holding e.K.

zur Referenz
  • 1954 gegründet
  • über 2.750 Mitarbeiter
  • 9 Standorte

 

 

Viele Unternehmen bearbeiten ihre Rechnungen noch auf Papier. Die Folgen: steigende Fehlerquoten, lange Bearbeitungsdauer, fehlender Überblick. Im schlimmsten Fall können Skonti nicht mehr gezogen und Zahlungsfristen nicht eingehalten werden – auch die Lagerung schlägt kräftig zu Buche. Durch den Umstieg auf elektronische Rechnungen mit enaio® kann ein Unternehmen bis zu 80 % der Kosten einsparen und Arbeitspotenzial reaktivieren.

enaio® ermöglicht die schnelle, sichere Bearbeitung elektronischer Rechnungen und deren Austausch. Prüfroutinen sowie digitale Workflows für Kenntnisnahme & Freigabe (Approvals) sorgen für eine hohe Sicherheit und Transparenz. Mit enaio® wird eine Lösung angeboten, die eingehende Rechnungen – egal ob in elektronischer oder in Papierform – erkennt, automatisiert verteilt und die Daten mit bestehenden Daten im ERP-System oder FiBu-System abgleicht. Die Vorgänge und Rechnungen lassen sich direkt mit elektronischen Akten verknüpfen.

Manuelle Rechnungsbearbeitung? Ein hoher Kostenfaktor für Unternehmen
Digitale Lösungen bieten nachhaltige Einspar- und Effizienzpotenziale.

Beschleunigt Prozesse

Erhebliche Zeitersparnis durch digitalisierte und automatisierte Rechnungsprozesse.

Vielfältig integrierbar

enaio® arbeitet nahtlos mit etablierten ERP- und FiBu-Systemen zusammen.

Automatisierbar

Selbstlernende Erfassungsmechanismen optimieren die Arbeit während des Betriebes.

Rechnungen digitalisieren

Im Rechnungseingangskorb finden Sie alle zu bearbeitenden Rechnungsdokumente. Workflows unterstützen die rechtzeitige Bearbeitung.

Alle Rechnungen katalogisieren

Alle Rechnungsdaten werden übersichtlich sortiert dargestellt. Der Status ist stets auf einen Blick erkennbar.

Direkter Rechnungsversand

Dank Outlook-Anbindung verschicken Sie Ihre Rechnungen direkt per E-Mail. Dazu wird die Anbindung an alle gängigen ERP- und FiBu-Systeme unterstützt.

Rationalisierungspotenziale bei der Rechnungsbearbeitung

Rechnungen digitalisieren, verarbeiten, archivieren

Mit enaio® lassen sich leicht automatisierte Rechnungseingangs-lösungen im Unternehmen umsetzen. Eingehende Rechnungen werden per Stapelscan und selbstlernender Datenextraktion digitalisiert und automatisch im richtigen Kontext in enaio® abgelegt.

Darüber hinaus können die ausgelesenen Daten auf Plausibilität geprüft und mit bereits bestehenden Daten im eigenen ERP-/FiBu-System abgeglichen werden.

Sämtliche Belege zu einzelnen Buchungssätzen lassen sich auch direkt im jeweiligen ERP-System anzeigen (Image Enabling). Mahn- und Sperrfristen des Systems sorgen dafür, dass Termine eingehalten werden und Aufgaben nicht mehr liegen bleiben.

Die Dokumente können Workflows im ECM-System auslösen, welche für die automatisierte Weiterleitung an die zuständigen Bearbeiter sorgen. Stellvertreterregelungen, Wiedervorlagen und ein Mahnfristenmanagement sorgen dafür, dass nichts liegen bleibt und alles pünktlich und transparent bearbeitet wird.

  • Wegfall der papierbasierten Postverteilung, Transport-und Liegezeiten
  • Reduktion des Verlustes von Eingangsrechnungen
  • verkürzte Durchlaufzeiten durch digitale Weiterleitung
  • Bessere Nutzung von Skontofristen
  • Automatisierte Datenextraktion und Bereitstellung für die führenden Datenverarbeitungssysteme (ERP und FiBu)

In jedem Format, revisionssicher aufbewahrt

Nach dem endgültigen Abschluss der Geschäftsvorgänge werden die Dokumente in enaio®archiviert. Alle prozessrelevanten Informationen können dabei der Rechnung beigefügt werden (Kontierungsinformationen, Buchungsstempel, Freigabeprotokoll, etc.)

enaio® bietet damit eine wichtige Grundlage zur revisionssicheren digitalen Archivierung durch nachvollziehbare Prozesssteuerung in Verbindung mit einer entsprechenden Verfahrensdokumentation. Somit lassen sich beispielsweise die Vorgaben der GoBD einfach umsetzen.

Mit enaio® lassen sich neben Papierrechnungen zusätzlich auch unterschiedliche elektronische Rechnungsformate wie beispielsweise ZUGFeRD und X-Rechnung Dokumente aus elektronischen Postfächern importieren und automatisiert verarbeiten.

OPTIMAL SYSTEMS bietet – je nach regionalem Einzugsgebiet der Kunden – verschiedene Varianten der jeweiligen enaio®-Lösung an. Hierbei kann es zu Unterschieden kommen, beispielsweise in Bezug auf die Funktionalität sowie die Nutzeroberfläche. Gerne informieren wir Sie darüber in einem persönlichen Beratungsgespräch.

  • Rechnungen digitalisieren per OCR und automatischer Datenextraktion und selbstlernender Erkennung
  • Anbindung an gängige ERP- und FiBu-Systeme
  • Einrichtung von Vertreterregelungen sowie von Mahn- und Sperrfristen
  • Integriertes Workflowmanagementsystem
  • Unterstützung verschiedener Rechnungsformate (E-Mail, PDF, ZUGFeRD, EDIFACT etc.)
  • Grundlage für die revisionssichere digitale Archivierung (GoBD etc.)

  • Unsere Rechnungsdurchlaufzeiten haben sich dank des perfekt in unsere Unternehmensabläufe integrierten Eingangsbelegeworkflows um bis zu 80 % verkürzt.

    Björn Gersch
    Director Operations
    Meyer GmbH & Co. KG
  • Die Eingangsrechnungen werden automatisch bearbeitet, wobei alle Beteiligten, d. h. Poststelle, Rechnungsprüfer und die sachliche Richtigstellung, medienbruchfrei in den elektronischen Rechnungsprüfungsprozess eingebunden sind.

    Roland Geiger
    EDV-Leiter
    MVV Energie AG