Lösung: Digitale Posteingangsbearbeitung mit enaio®

Kein Chaos mehr im Posteingang

enaio® sorgt für Ordnung

Projektreferenz zu dieser Lösung:

Digitaler Posteingang bei der
Degewo AG

zur Referenz
  • 1100 Mitarbeiter
  • Digitalisierung von 82.000 Akten
  • Über 90 Jahre Unternehmensgeschichte

Der Posteingang in Unternehmen erreicht schnell eine Größenordnung, die von herkömmlicher Software gar nicht oder nur durch einen hohen Kosten- und Zeitaufwand bewältigt werden kann.

Die Posteingangs- und Postverteilungslösung von enaio® erfüllt alle rechtlichen Anforderungen. Mit ihrer Hilfe wird die Postverteilung beschleunigt und optimiert.

  • Digitalisierter Posteingang
  • Stark verkürzte Durchlaufzeiten
  • Flexible Arbeitsverteilung
  • Reduzierung der manuellen Vorsortierung
  • Revisionssichere Archivierung

Posteingangsbearbeitung mit enaio®
Spezialisierte Funktionsmodule führen die Arbeitsschritte automatisiert aus

Mehr Zeitersparnis

Digitalisierte Posteingangs- &
-verteilungsprozesse sind einfach schneller.

Mehr Sicherheit

Digitalisierte Post geht nicht verloren und ist schnell im ECM-System zu finden.

Mehr Kostenersparnis

Digitalisierte Post spart bis zu 70 % Kosten gegenüber der manuellen Bearbeitung.

Analoge Prozesse digitalisieren

Die Erfassung der Eingangspost erfolgt vollautomatisiert und in kürzester Zeit – auch bei hohem Aufkommen.

Alle Daten digital zur Hand

Mit der Validierung im Zuge der Posteingangsbearbeitung wird die Gültigkeit und Plausibilität der Daten sichergestellt. enaio® stellt Ihnen hierfür die passenden Module zur Verfügung.

ECM-Features für das Digitalisieren des Posteingangs

Capturing, Klassifizierung, Workflows – aus einer Hand

enaio® bietet automatisierte Posteingangslösungen für Ihr Unternehmen, und zwar ganz egal, woher die Daten kommen – ob Dokumentenscans, Faxe, E-Mail-Eingänge, COLD- oder Datenimporte.

Briefe werden per Stapelscans und Klassifizierungskomponenten digitalisiert, ausgelesen und automatisch im richtigen Kontext abgelegt. Dabei werden relevante Daten erkannt, extrahiert und anschließend in enaio® importiert. Dort erfolgt dann die eigentliche Verteilung auf die Sachbearbeiter oder Fachbereiche bzw. Abteilungen.

Die Daten werden Plausibilitätsprüfungen unterzogen und mit bereits bestehenden Daten, z. B. aus CRM-Systemen, verglichen. Die Dokumente können – abhängig von ihren Inhalten – unterschiedliche Workflows in enaio® auslösen, die die Dokumente automatisch an die zuständigen Bearbeiter weiterleiten. Stellvertreterregelungen, Wiedervorlagen und Mahnfristen sorgen dafür, dass alles pünktlich bearbeitet wird.

OPTIMAL SYSTEMS bietet – je nach regionalem Einzugsgebiet der Kunden – verschiedene Varianten der jeweiligen enaio®-Lösung an. Hierbei kann es zu Unterschieden kommen, beispielsweise in Bezug auf die Funktionalität sowie die Nutzeroberfläche. Gerne informieren wir Sie darüber in einem persönlichen Beratungsgespräch.

  • Digitalisierung von Papiersendungen mithilfe von Capturing
  • Automatische Empfängerzuordnung bzw. Klassifizierung der Sendungen
  • Kürzere Durchlaufzeiten, Wegfall von Transport-/Liegezeiten, standortübergreifende Postverteilung
  • Vermeidung von Doppelbearbeitung und Prozessverzögerungen
  • Individuell anpassbare Workflows
  • Reduzierung fehlerträchtiger manueller Dateneingaben
  • Konsistente Datenhaltung (IT-Compliance)
  • Höhere Transparenz & Auskunftsfähigkeit
  • Zeitnahe Vorgangsbearbeitung, Einhaltung von Fristen

  • Die Buchhaltung weiß jetzt zu jeder Zeit, welche Rechnungen im Unternehmen sind und wo noch was zu bearbeiten ist. Durch den zentralen Post- und Rechnungseingang konnten wir die Prozesse schön verschlanken.

    Johannes Baur
    Kaufmännischer Leiter
    HAHNE Holding GmbH
  • So landet bei uns die Eingangspost ohne Zwischenschritte direkt in der richtigen Fallakte und wird gleichzeitig im digitalen Postfach des zuständigen Mitarbeiters angezeigt.

    Stefanie Stein
    Projektleiter
    Jobcenter MainArbeit Stadt Offenbach