Lösung: Digitale Personalakten mit enaio® realisieren

Von Bewerbung bis Urlaubsantrag

Mit der enaio® Personalakte alles im Blick

Projektreferenz zu dieser Lösung:

Personalmanagement bei ANTENNE BAYERN

zur Referenz
  • 3 Mio. Hörer am Tag
  • 18 Special Interest Kanäle
  • 700.000 Online-User

enaio® von OPTIMAL SYSTEMS unterstützt die Human-Resources-Abteilungen Ihres Unternehmens mit einer flexiblen Enterprise-Information-Management-Technologie.

Eine wesentliche Komponente stellt die digitale Personalakte dar: Sie bündelt alle Mitarbeiter-Informationen an einem zentralen Ablageort und erlaubt den sicheren, zeit- und ortsungebundenen Zugriff auf die gewünschten Dokumente. Umfassende Automatisierungs- und Workflow-Funktionen gewährleisten eine intelligente Steuerung Ihrer Dokumentenverwaltung.

Die umfangreichen Bewerbermanagement-Funktionen von enaio® erleichtern wiederkehrende Aufgaben des Recruiting-Prozesses – vom Verfassen der Ausschreibung mithilfe eines individuell anpassbaren Qualifikationskatalogs bis hin zum Matching mit automatisiertem Soll-Ist-Abgleich der Bewerberprofile.

  • Bündelt alle Mitarbeiterunterlagen revisionssicher an einem Ort
  • Macht personalrelevante Informationen auf einen Blick ersichtlich
  • Beschleunigt Personalprozesse durch Automatisierung und Workflows
  • Bietet komfortablen Datenaustausch durch flexible HR-Systemschnittstellen

Voller Überblick

Mit der digitalen Personalakte sind alle relevanten Informationen jederzeit nur einen Klick weit voneinander entfernt.

Digital effizient

Digitale Workflows und abteilungsübergreifender Dokumentzugriff beschleunigen die Personalverwaltung.

Sichere Daten

Mit enaio® können Sie Verträge, E-Mails und Personaldaten revisionssicher ablegen, archivieren und fristgerecht löschen.

Direkter Zugriff

Die Bündelung aller mitarbeiterspezifischen Informationen in einem System ermöglicht den Zugriff auf alle Daten.

Firmenweite Zusammenarbeit

Ein konfigurierbares Rollen- und Rechtesystem sowie vielfältige Workflow-Funktionen – perfekt im Zusammenspiel.

Digitaler Urlaubsworkflow

Der digitale Urlaubsworkflow von enaio® reduziert den Mehraufwand der jährlichen Urlaubsbeantragung.

Von E-Mail-Workflows bis zur Vorlagenverwaltung

So benutzen Kunden die digitale Personalakte

Komfortable Abläufe rund um die elektronische Post? Kein Problem: enaio® sorgt für die automatische Zuordnung von E-Mails im entsprechenden Geschäftskontext und verhindert so die doppelte Ablage von E-Mails oder Anhängen. Sämtliche E-Mails zu einer Person oder zu einem Vorgang stehen auf Knopfdruck zur Verfügung – unabhängig vom Arbeitsplatz. Bei Stellenausschreibungen können E-Mails Workflows auslösen (z. B. Bewerbungs-, Einstellungs- oder Laufzettelworkflows).

Automatisierter Posteingang mit enaio®

Sie sorgen dafür, dass allen berechtigten Mitarbeitern stets die aktuellen Dokumentenversionen vorliegen, z. B. für Bewerbungen, Zeugnisse, Datenschutzerklärung, Personalbogen, Genehmigungen.

Integrationsfähig, revisionssicher, anpassbar – Personalverwaltung mit enaio®

Hinweis: OPTIMAL SYSTEMS bietet verschiedene Varianten der enaio® Personalakten-Lösung an. Diese können sich in einer veränderten Funktionsauswahl sowie Darstellung der Benutzeroberfläche auswirken. Gerne informieren wir Sie darüber in einem persönlichen Beratungsgespräch.

  • Digitale Personalakte für mitarbeiterspezifische Informationen
  • Automatisierter, digitaler Posteingang inkl. Erfassung, Indexierung und Klassifizierung der Eingangspost
  • Vorlagen-/Formularmanagement, z. B. für Personalbogen
  • Digitale Workflows, u .a. für automatische Weiterleitung von Dokumenten
  • Versionsverwaltung, Wiedervorlage- und Abonnementfunktionen
  • Schnittstellen zu Personalverwaltungssystemen
  • Report-Erstellung

  • Es gibt keine herumliegenden Akten mehr, alle Dokumente sind sofort zur Hand. Wegen des beschleunigten Zugriffs auf die Personalakte direkt am Arbeitsplatz scheuen sich die Mitarbeiter nicht mehr, noch einmal sicherheitshalber nachzusehen. Bei der Handakte war dies nicht immer möglich, da man nicht immer wusste, wo sie sich gerade befand. Jetzt weiß jeder, wo jede Akte ist.

    Frau Faust
    Abteilungsleiterin
    MVV Energie AG
  • Neben der schnellen Informationsbereitstellung ist die dokumentierte Regelung des Zugriffs von hoher Bedeutung. Ebenso spielt die Vermeidung von Daten- und Dokumentenredundanz eine wichtige Rolle, erleichtert dies doch die Verwaltung unserer IT-Systeme. Ferner führt die erneute Hinterfragung und Neugestaltung bestehender Prozesse zu einer weiteren Optimierung. Ein wesentlicher Mehrwert beim Umsetzen von Geschäftsvorgängen mit Workflows ist das erneute Durchdenken der bereits bestehende Prozesse. Schwächen werden erkannt, Prozesse gestrafft und die optimierten Vorgänge durch elektronische Workflows beschleunigt.

    Ijad Isa
    Leiter IT
    Schäfer-Bauten GmbH