Lösung: Integration von enaio® in Microsoft-Anwendungen

enaio® passt zu Ihrer IT-Umgebung

Microsoft Office & Co. gezielt um ECM erweitern

Projektreferenz zu dieser Lösung:
Digitales Vertragsmanagement bei ProSiebenSat.1 Media SE

zur Referenz
  • 6.000 Mitarbeiter
  • 3.700 Mio Euro Umsatz
  • 17.000 Verträge in enaio®

enaio® integriert sich problemlos in Ihre Microsoft-basierte IT-Infrastruktur und erweitert diese um sinnvolle Features für das Archivieren von E-Mails und Geschäftsdokumenten, das Dokumentenmanagement, mobiles Arbeiten und vieles mehr.

enaio® passt sich dabei den Arbeitsweisen Ihrer Mitarbeiter an – nicht umgekehrt.

Gold-zertifiziert

OPTIMAL SYSTEMS ist langjähriger Microsoft Gold Certified Partner.

Nahtlos integriert

enaio® bindet sich nahtlos in jede Microsoft-Umgebung ein.

Rundum akzeptiert

Ihre Mitarbeiter arbeiten in der gewohnten Microsoft-Umgebung weiter.

enaio® meets Office

Aus enaio® heraus lassen sich Word- oder Excel-Dokumente erstellen, bearbeiten und archivieren.

Office um zusätzliche Funktionen erweitern

Fügen Sie Ihrem Word-Dokument direkt die passenden Indexdaten hinzu – für eine optimale Archivierung.

enaio® und Microsoft: eine profitable Verbindung

enaio® für Microsoft Office: perfekt verknüpft

enaio® ist eng mit Microsoft Office verknüpft, wodurch sich Arbeitsprozesse signifikant beschleunigen lassen. Ihre Mitarbeiter können dabei Office-Dokumente sowohl direkt in enaio® erstellen, verwalten und öffnen als auch aus den Office-Programmen heraus in enaio® revisionssicher archivieren.

Sie erhalten unternehmensweit Zugriff auf alle Dokumente, für die sie eine Berechtigung haben. Für alle Arbeiten steht Ihnen immer ein Maximum an ECM-Funktionen zur Verfügung. Die Office-Anbindung umfasst dabei:

  1. Professionelle Dokumentverwaltung in Verbindung mit MS Office
  2. Einfache Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg
  3. Automatisierte Datenübernahmen
  • Revisionssichere Archivierung aller Office-Dokumente
  • Anzeige und Verwaltung von Metadaten, Bearbeitungshistorie und Dokumentvarianten
  • Zugriffs-, Verteilungs- und Ablagemöglichkeiten im Firmennetzwerk
  • Zentrale Verwaltung von Vorlagen im ECM-System
  • Direkte Übernahme von Metadaten, Textblöcken und Dokumenten aus enaio® nach Office
  • Automatische Datenübernahme für die Dokument- bzw. Serienbrieferstellung
  • Wechselseitiger Datenaustausch – von enaio® zu Office und umgekehrt

enaio® für Groupware: Outlook & Exchange

  • Abbilden von Outlook-Postfächern in enaio®
  • Abbilden von ECM-Ablagestrukturen im E-Mail-Client
  • Regelbasierte, automatische oder Drag-and-Drop-Mail-Ablage und -Archivierung inkl. Anhängen
  • Umfassende E-Mail-Suche in enaio® aus Outlook heraus
  • Unternehmensweiter Zugriff auf archivierte E-Mails

Windows-Dateisystem und enaio® sinnvoll verbinden

Neues System, gleiche Struktur. Um Ihren Mitarbeitern den Übergang zum ECM-System enaio® zu erleichtern bzw. bestehende Ablagestrukturen nicht neu anlegen zu müssen, bieten wir die Möglichkeit, diese einfach nach enaio® zu übernehmen.

Oder Sie bleiben einfach in Ihrer gewohnten Windows-Arbeitsumgebung und nutzen von dort aus die vielfältigen enaio®-Funktionen. Deren Integration und eine automatisierte Synchronisation abgelegter Favoriten macht’s möglich.

  • Importieren von Verzeichnisstrukturen vom Datei- in das ECM-System
  • Automatisierte Übernahme von Indexdaten wie Ordner-/Dateistatus, Schreibschutz, Erstelldatum etc.
  • Übertragen von enaio®-Favoriten in das Windows-Dateisystem inkl. ECM-Funktionen
  • Originaldateien befinden sich im ECM-System

  • Es ist uns gelungen, die Effizienz zentraler Geschäftsprozesse zu erhöhen. Gleichzeitig konnten wir unsere Auskunftsfähigkeit sowohl gegenüber unseren Kunden als auch gegenüber unseren Lieferanten verbessern.

    Peter Schöttl
    Geschäftsführer
    Mayer Maschinenbaugesellschaft mbH