Lösung: enaio® für den Fachbereich Kasse

Damit die Kasse immer stimmt:

enaio® hilft, den Überblick zu behalten

Projektreferenz zu dieser Lösung:

 

das Landratsamt Traunstein

  • 175.431 Einwohner
  • 35 Gemeinden
  • 1.534 km² Fläche

Die enaio® Kassenlösung übernimmt das Verwalten umfangreicher Ausgaben- und Einnahmeanordnungen (z. B. für Einnahmen aus Ordnungswidrigkeiten oder Gebührenbescheide). Zahlungsanordnungen werden im jeweiligen Fachverfahren der Kasse erstellt, wobei zu den Anordnungsdaten automatisch eine E-Akte in enaio® angelegt und ein Barcode erstellt wird, der auf der ausgedruckten Anordnung aufgebracht ist.

Die Anordnung wird zur Unterschrift an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet und anschließend zusammen mit den zugehörigen Belegen zentral mit enaio® capture gescannt und revisionssicher archiviert. Über den Barcode werden die gescannten Dokumente automatisch verschlagwortet und in der richtigen Akte digital abgelegt.

  • Zahlreiche Auswertungs- und Recherchemöglichkeiten (z. B. nach Beträgen und Kennziffern)
  • Umfassendes Workflowsystem
  • Revisionssichere elektronische Signatur
  • Zeitnahe Weiterleitung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten

Umfassend

durch nahtlose Integration von Workflows, Signaturen und mehr.

Intuitiv

Suchen Sie im Volltext oder in der facettierten Detailsuche – enaio® passt sich Ihnen an.

Sicher

Alle Daten an einem Ort – so geht kein Datensatz verloren.

Belegsuche in enaio®

Dank facettierter Suche in strukturierten Daten finden Sie schnell zum richtigen Vorgang. Ihre Mitarbeiter benötigen weniger Zeit für das Finden von Informationen und können sich besser den eigentlichen Aufgaben widmen.

Was muss Ihre Kasse können?

enaio® überzeugt mit Funktionsvielfalt

Die enaio® Kontoauszugsverwaltung für die Kasse importiert Metadaten aus dem Finanzbuchhaltungsystem, damit Kontoauszüge elektronisch geführt und abgelegt werden können. Alle Bankbewegungen eines Tages werden automatisch importiert, in enaio® übersichtlich abgelegt und können dann dort recherchiert werden.

 

  • Automatischer Import aus dem FiBu-System
  • Übersichtliche Anzeige aller Buchungsvorgänge

Schuldnermanagement

Mit dem Schuldnermanagement für die Kasse können die Daten und Dokumente der Vorgänge in enaio® abgelegt werden. Die Dokumente zu den Schulden werden in einer Akte nach Schuldner geordnet. Im Fachverfahren neu angelegte Fälle können in enaio® automatisch als Akte angelegt werden. In diese werden die im Fachverfahren erfassten Daten übernommen. Zusätzlich können entsprechende Dokumente zugeordnet werden. 

Papierdokumente und Fotos werden mit einem Barcode versehen und nach dem zentralen Scannen der richtigen Akte zugeordnet.

Über die Schnittstellen zu Fachverfahren (z. B. avviso, SAP oder dvv) lassen sich bei Ordnungswidrigkeiten die Akten auch von dort aus recherchieren und Dokumente aus der Akte zur Ansicht aufrufen. Später stehen die Daten in der Schuldnerakte zudem für das Mahnverfahren zur Verfügung.

  • Schnittstellen zu vielen Softwarelösungen vorhanden
  • Zentrale Aktenverwaltung in enaio®

SEPA-Mandatsverwaltung

Die Lösung zur SEPA-Mandatsverwaltung für die Kasse dient dazu, SEPA-Mandate zu erstellen und zu verwalten. Für die Einzugsermächtigung muss der Kunde ein Formular unterschreiben, das den SEPA-Lastschrifteinzug erlaubt. Dieses wird bei der Erzeugung mit einem Barcode versehen mit Rückumschlag und an den Kunden verschickt. Beim Scannen des unterschriebenen Dokumentes mit enaio® capture sorgt die Barcodeerkennung automatisch für die richtige Zuordnung zu einem Schuldner.

  • Alle SEPA-Mandate an einem Ort
  • Automatischer Scan-Import der Mandatserteilung

  • Täglich werden im Kassenbereich ca. 200 Anordnungen gescannt und bearbeitet. Die Mitarbeiter benötigen zur Bearbeitung zurzeit einen halben Arbeitstag. Mit dem alten Verfahren waren dafür 1,5 Tage notwendig.

    Rolf Löchter
    Projektleiter
    Kreisverwaltung Aachen