Lösung: enaio® für Jobcenter und Optionskommunen

Die Zukunft der Jobcenter ist digital

Mit enaio® modernen Bürgerservice anbieten

Projektreferenz zu dieser Lösung:

Digitale Akte beim Jobcenter Kreis Düren

zur Referenz
  • Einzugsgebiet mit 260.000 Einwohnern
  • 300 Mitarbeiter im Jobcenter
  • Leistungen für rund 23.000 Bürger

enaio® setzt auf digitale Akten zur Verwaltung verschiedenster Fälle im Jobcenter bzw. in Optionskommunen. Im Mittelpunkt der Lösung für Jobcenter / Optionskommunen (SGB II) steht deshalb die digitale Aktenführung mit Schnittstellen zu den gängigsten Fachverfahren. Eingehende Post wird zentral erfasst, per OCR erkannt und an die zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet.

Zusätzlich können einzelne Dokumente auch dezentral am Arbeitsplatz des Mitarbeiters erfasst werden, etwa wenn der Kunde ein Originaldokument mitbringt. Alle Dokumente werden in der digitalen Akte zusammengefasst. Daten können aus den Fachverfahren in die Akte importiert werden – und umgekehrt kann aus dem Fachverfahren auf die Dokumente in der Akte zugegriffen werden. Nach Abschluss des Vorgangs kann die Akte revisionssicher archiviert werden.

  • bessere Auskunftsfähigkeit der Behörden
  • erhöhte Geschwindigkeit der Fallbearbeitungen
  • geringere Kosten

Prozesse beschleunigen

Mit digitalen Akten und Workflows werden Abläufe automatisiert und optimiert.

Kosten reduzieren

Der Arbeitsweg wird kürzer, mehr Effizienz bei täglichen Aufgaben gewährleistet.

Anbindung ermöglichen

Dank der API kann enaio® mit jeder Software nahtlos verknüpft werden.

Mit der digitalen Akte performant bleiben

Mit einem Klick zur Entscheidungsfindung: Alle Daten werden übersichtlich zur Verfügung gestellt.

Workflows, digitale Akten und mehr

Jobvermittlung und Kundenbetreuung komplett digital

Von der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit über den unmittelbaren Informationsaustausch bis zu kürzeren Bearbeitungszeiten – mit enaio® profitieren Jobcenter und Optionskommunen von einer deutlich verbesserten Betreuungskultur und einer sichtbar entschlackten Verwaltung. Zurückliegende Vorgänge werden schneller gefunden, eingehende Briefe über die Poststelle direkt gescannt und elektronisch archiviert.

Darüber hinaus helfen Workflows dabei, Arbeitsprozesse zu optimieren: für klar strukturierte Aufgabenverteilungen und Zuständigkeiten.

  • Besserer Informationsfluss und (automatisierter) -austausch
  • Entlastung der Mitarbeiter von Nebenarbeiten (Ausdrucken, Lochen, Abheften etc.)
  • Reduzierung der Kosten für Verbrauchsmaterial und Hardware
  • Verbesserte Steuerung von Arbeitsprozessen
  • Einfachere Akteneinsicht für Vorgesetzte, Kunden, Rechtsanwälte etc.
  • Steigerung der Arbeitsqualität durch vereinfachte Kontrolle von Arbeitsergebnissen
  • Verbesserte Auskunftsfähigkeit durch ständige Aktenverfügbarkeit

  • "Es werden nicht nur eindeutig greifbare Kosten für Aktenschränke, Papier, zusätzlichen Raumbedarf etc. eingespart, sondern auch nicht näher bezifferbare Effizienzgewinne durch eine Optimierung der Arbeitsprozesse, verbesserte Steuerungsmöglichkeiten und eine Zunahme der Mitarbeiter- sowie Kundenzufriedenheit in erheblichem Maße erzielt."

    Karl- Josef Cranen
    Leiter des Jobcenters
    Jobcenter Kreis Düren
  • Technisch haben wir das Maximum bekommen. Viele Lösungen wurden auch perfekt auf unsere Bedürfnisse angepasst.

    Stefanie Stein, Andreas Hummel
    Projektleiter
    Jobcenter MainArbeit Stadt Offenbach

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