Lösung: Integration von enaio® in SAP

Ob Konnektoren oder ArchiveLink®

enaio® ermöglicht die nahtlose Anbindung an SAP

Projektreferenz zu dieser Lösung:

Schoeller-Bleckmann Oilfield Technology

zur Referenz
  • Unternehmenstradition seit 1920
  • 500 Mitarbeiter in Europa
  • 720.000 Teile Jahresproduktion

Wichtige Funktionsbereiche wie die digitale Archivierung oder die E-Mail-Verwaltung werden von SAP grundsätzlich nicht abgebildet. SAP bietet deswegen eine zertifizierte Archivschnittstelle, mit der Dokumente, Daten und Belege ausgelagert werden können. enaio® erweitert SAP um ECM-Funktionen, mit denen verschiedene Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Szenarien entlang der gesamten Transaktionskette unterstützt werden.

Die enaio®-Konnektoren liefern die technischen Bausteine, um relevante Daten aus SAP in das ECM-System zu spiegeln, zwischen den E-Akten in enaio® und den entsprechenden SAP-Transaktionen hin- und herzuspringen sowie die Ergebnisse von Bearbeitungsschritten in SAP zu schreiben.

  • Revisionssichere Archivierung eingehender sowie in SAP erzeugter Dokumente und Berichte
  • Schnelle Recherche von archivierten Dokumenten direkt aus SAP heraus
  • Massenerfassung von Eingangsdokumenten
  • Inhaltlich vollständige Integration

SAP-Anbindung via ArchiveLink®
ArchiveLink® bietet eine Möglichkeit, enaio® und SAP miteinander zu verbinden.

Gezielte Erweiterung

Erweitern Sie SAP mit den vielfältigen ECM-Funktionen von enaio®, z. B. zum digitalen Archivieren von Belegen.

Schneller Überblick

Nutzen Sie enaio®, um SAP-Daten aus Belegen und Co. übersichtlich in digitalen Akten zusammenzufassen.

Direkte Schnittstelle

enaio® ist erfolgreich für die nahtlose Integration mit der SAP-Lösung NetWeaver zertifiziert worden.

SAP um elektronische Kundenakte erweitern

Die enaio® s-kundenakte bietet eine komfortable Erweiterung von SAP um ein professionelles Dokumentenmanagement.

Automatische Datenpflege

Über die SAP ArchiveLink®-Schnittstelle lassen sich Dokumente komfortabel ablegen und von SAP heraus recherchieren.

Auf SAP-Belege zugreifen

Mit einem Klick zum richtigen Beleg – enaio® erleichtert die SAP-Bedienung enorm.

SAP gezielt entlasten und erweitern

Lassen Sie Ihre Informationen für sich arbeiten!

In enaio® abgelegte Dokumente werden in SAP direkt in einer Dokumentvorschau angezeigt. Indexwerte aus SAP werden extrahiert und automatisch mit den archivierten Dokumenten verknüpft.

So können auch Nicht-SAP-Benutzer außerhalb der SAP-Oberfläche auf Dokumente zugreifen oder Dokumente den entsprechenden SAP-Belegen zuordnen.

Mit enaio® realisierte Anwendungen können sehr einfach mit SAP interagieren. Über Konnektoren werden elektronische Akten direkt mit SAP-Transaktionen verknüpft. Digitale Workflows in enaio® können direkt mit Aktionen in SAP gekoppelt werden, so dass beispielsweise nach einem enaio®-Freigabeprozesses eine Rechnung direkt in SAP erfasst oder ein Serviceauftrag ausgelöst wird.

Die enaio®-SAP-Konnektoren liefern die technischen Bausteine, um relevante Daten aus SAP in das ECM-System zu spiegeln, zwischen den E-Akten in enaio® und den entsprechenden SAP-Transaktionen hin- und herzuspringen sowie die Ergebnisse von Bearbeitungsschritten in SAP zu schreiben.

  • Zertifizierte Archivschnittstelle für den Datenaustausch mit SAP-Anwendungen
  • Entlastung von SAP durch Auslagerung von Dokumenten und spürbare Verbesserung der Performance
  • Integrierte Dokumentenanzeige in SAP (Image Enabling)
  • Direkte Verknüpfung von Belegen mit SAP
  • Integration der Papier- und elektronischen Dokumente mit SAP-Prozessen
  • Barcode-Erkennung und Volltextrecherche
  • Start von Scan-Vorgang, Archivierung und Recherche aus SAP heraus

Integration über ArchiveLink®

enaio® unterstützt SAP ArchiveLink® vollständig über eine zertifizierte Archivschnittstelle für den Datenaustausch mit SAP-Anwendungen. Dokumente und E-Mails können extern in enaio® erfasst und direkt in SAP angezeigt werden, wobei sichergestellt ist, dass enaio®-Dokumente im SAP-System automatisch mit dem jeweils passenden Business-Objekt verknüpft werden. Durch die generischen Objektdienste werden die Dokumente integriert in der führenden Applikation dargestellt. Sie müssen also nicht zwischen zwei oder mehr Anwendungen wechseln.

SAP kann durch die Auslagerung von Daten signifikant entlastet werden. Die spürbare Verbesserung der Performance der Gesamtlösung ist einer von vielen unmittelbaren Vorteilen für die Anwender.

enaio® repositorymanager

enaio® repositorymanager (Basismodul) ist ein umfassendes Lizenzpaket mit allen notwendigen enaio® Komponenten und ermöglicht die Archivierung von SAP-Dokumenten und Daten der SAP-Datenarchivierung via ArchiveLink.

  • Zertifizierte Archivschnittstelle für den Datenaustausch mit SAP-Anwendungen
  • Entlastung von SAP durch Auslagerung von Dokumenten und spürbare Verbesserung der Performance
  • Integrierte Dokumentenanzeige in SAP (Image Enabling)
  • Direkte Verknüpfung von Belegen mit SAP
  • Integration der Papier- und elektronischen Dokumente mit SAP-Prozessen
  • Barcode-Erkennung und Volltextrecherche
  • Start von Scan-Vorgang, Archivierung und Recherche aus SAP heraus

Die enaio® s-kundenakte

Die enaio® s-kundenakte bietet eine komfortable Erweiterung von SAP um ein professionelles Dokumentenmanagement. Anwender profitieren von einem ganzheitlichen Blick auf Kundenvorgänge sowie einer intuitiven Archivierungslösung auf Basis eines Solution Templates. Informationen zum aktuellen Bearbeitungsstatus hinsichtlich Auftrag, Lieferung oder Zahlung werden dabei um eine Vielzahl weiterer nützlicher Angaben ergänzt. Dazu gehören beispielsweise Dokumente und E-Mails zu Ansprechpartnern beim Kunden und aktuelle Vereinbarungen, aber auch eine komplette Dokumentation von der ersten Gesprächsnotiz über das Angebot bis zur Faktura.

Beim Anlegen einer Akte aus SAP heraus werden die Daten automatisch in enaio® eingetragen. Über die SAP ArchiveLink®-Schnittstelle lassen sich Dokumente komfortabel ablegen und von SAP heraus recherchieren. Im Anschluss an die Archivierung erfolgt die Einsortierung des Dokuments in der entsprechenden Akte des Kunden mittels des Konnektors enaio® data2ecm. Dieses Prinzip gilt für das Anlegen von Angeboten, Aufträgen, Auslieferungen oder Rechnungen in SAP. Das Solution Template kann je nach unternehmensspezifischen Anforderungen erweitert werden.

Neben der Kundenakte steht Anwendern aus Industrie und Handel mit der Lieferantenakte auch ein äquivalentes Template zur Verwaltung von Informationen im logistischen Bereich zur Verfügung.

  • Direkte Archivierung und Aufruf der Dokumente über SAP ArchiveLink®
  • Automatisierte Übertragung von Indexdaten über Konnektoren
  • Automatische Aktualisierung von SAP-Daten in enaio®
  • Einheitliche Übersicht dank klarer Registerstruktur
  • Anpassbarkeit des Templates gemäß Nutzerbedürfnissen

Übersicht der SAP-Konnektoren und -Module

enaio® erp-s-Konnektoren liefert die technischen Bausteine, um die relevanten Daten aus SAP in das ECM zu spiegeln, zwischen den digitalen Akten in enaio® und den entsprechenden SAPTransaktionen hin und her zu springen sowie die Ergebnisse von Bearbeitungsschritten in SAP zu schreiben. Der Konnektor ist modular aufgebaut und besteht aus vier Komponenten.

  • enaio® jdata2ecm: Übertragung von Daten aus SAP zu enaio®
  • enaio® jdata2s: Datenübernahme aus enaio® zum SAP-System
  • enaio® jump2ecm: Aus SAP in die passende enaio®-Akte springen
  • enaio®jump2s: Aus einer Akte oder einem Vorgang in enaio® in die passende SAP-Transaktion springen

SAP-Templates

Die digitale Personalakte

Auch Personalakten (z. B. für die HR-Abteilung) können problemlos mit SAP verknüpft werden. Dabei werden alle personalrelevanten Informationen aus SAP heraus gefiltert und angezeigt, revisionssicher abgelegt und nur für die zuständigen Stellen zugänglich gemacht.

Die Kunden- & Lieferantenakte

Mit diesen Lösungstemplates wird der komfortable Zugriff auf Informationen für SAP- und Nicht-SAP-Nutzer gewährleistet. Sämtliche Geschäftsvorgänge wie Ansprechpartner oder Vereinbarungen werden zentral abgebildet. Konnektoren erlauben den direkten Zugriff auf Kunden- bzw. Lieferantenakten direkt aus SAP heraus.

Die digitale Immobilienakte

Mit der digitalen Mieter- und Immobilienakte erhalten Sie jederzeit eine umfassende Sicht auf Ihre Immobilienbestände. Die in SAP hinterlegten Daten können in enaio® verwaltet, archiviert oder über Workflows zur Weiterbearbeitung verschickt werden.

  • OPTIMAL SYSTEMS konnte bereits im Vorfeld nahezu 100 % der Anforderungen abdecken. […] Gerade die SAP-Integration war für unsere Entscheidung ausschlaggebend.

    Susanne Lößner
    Leiterin Rechnungswesen
    MSG Management- und Servicegesellschaft für soziale Einrichtungen mbH
  • Durch die Einführung von enaio® wurden unsere SAP-Investitionen langfristig gesichert, die Performance der Anwendungen verbessert sowie die dauerhafte, revisionssichere Ablage aller steuerrelevanten Belege ermöglicht.

    Kai Ricken
    BÜRORING eG