Lösung: Dokumente effizient erfassen mit enaio® capture

Sofort richtig erfasst

Mit enaio® Informationen digital verarbeiten

Projektreferenz zu dieser Lösung:

Dokumentenerfassung bei der BMW BKK

zur Referenz
  • 171.972 Versicherte
  • Gründung 1990
  • mehr als 140 Mitarbeiter

Unternehmen müssen täglich riesige Mengen an neuen Informationen verarbeiten. Briefe, Rechnungen und Verträge landen massenhaft in Papierform auf den Schreibtischen der Mitarbeiter. Die Folge: überquellende Aktenschränke und meterhohe Papierstapel. Dabei lassen sich hier nachhaltig Zeit und Kosten einsparen: mit einer digitalen Dokumentenerfassung.

enaio® führt Informationen zusammen, die Ihr Unternehmen erreichen, dort entstehen oder bereits vorhanden sind – egal ob digital oder analog. Jede eingehende Rechnung, jede gedruckte Information kann digitalisiert, Metadaten können extrahiert und beides gemeinsam digital und revisionssicher weiterverarbeitet und aufbewahrt werden. Dafür stehen leistungsfähige Funktionen zum Scannen und Interpretieren von Dokumenten zur Verfügung.

  • Automatisierung des Erfassungsvorgangs
  • Barcodeerkennung
  • Optische Zeichenerkennung
  • Erkennung verschiedener Dokumentarten
  • Extraktion wichtiger Daten (z. B. Rechnungsdaten)
  • Kontrolle durch den Bearbeiter

enaio® capture sorgt für saubere Daten
damit die Klassifizierung reibungslos abläuft

Workflow-System

Vom Scannen bis zur Verschlagwortung: optimale Prozesse garantiert.

Barcode-Erkennung

Durch Erkennen des Barcodes werden Ihre eingescannten Dokumente direkt archiviert.

Belegmengen-Erfassung

enaio® bearbeitet beliebig viele Dokumententypen, auch im Stapel.

Digitale Archivlösungen

Archivlösungen erfordern die Einhaltung gesetzlicher Fristen. enaio® unterstützt Sie bei dieser mühsamen Aufgabe.

Stapelverarbeitung mit höchstem Komfort

Innerhalb kürzester Zeit lassen sich auch große Mengen von Dokumenten problemlos verarbeiten.

Mit enaio® capture Dokumente erfassen, importieren und ablegen

Barcode-Erkennung mit enaio® capture-code

Belege und Dokumente werden mithilfe der Barcode-Erkennung zuverlässig und schnell erfasst, importiert und automatisch am richtigen Standort in enaio® abgelegt. Die Erkennung von gültigen Barcodes kann auf Wunsch über reguläre Ausdrücke eingeschränkt werden. Ein von der Barcode-Erkennung erkannter Text wird durch einen für das betreffende Barcode-Feld definierten regulären Ausdruck gefiltert.

Mächtige Scanfunktionen mit enaio® capture-scan

Mit enaio® capture-scan werden Ihnen umfangreiche Funktionen für das Scannen von beliebigen Dokumenten in Schwarz/Weiß oder Farbe zur Verfügung gestellt. Weiterhin ermöglicht es Ihnen den Zugriff auf viele Funktionen der eingesetzten Scanner-Software (TWAIN/KOFAX) zur automatischen Bildverwaltung und -optimierung (Image Processing).

  • einzelne Dokumente direkt oder im Stapel erfassen und ablegen
  • vollautomatisches Scannen und Importieren für Massenbelegerfassung
  • Dokumente mit Workflows in enaio® verknüpfen
  • Dokumente und Belege mittels Barcode erfassen
  • Dokumente in Schwarz/Weiß oder Farbe scannen

Scannen am Arbeitsplatz

  • Papierdokumente problemlos digitalisieren
  • Informationen aus Formblättern sofort verfügbar

Belegerfassung mit enaio® scan

enaio® scan unterstützt das Erfassen einzelner Dokumente und kleinerer Belegmengen im Stapel ohne zusätzlichen Programmaufruf direkt aus dem enaio® client heraus.

Einzeln gescannte Seiten lassen sich bei der Stapelerfassung gruppieren. Sie können eine oder mehrere Seiten auswählen und zu einem neuen Dokument zusammenfassen. Anschließend legen Sie dieses zu dem gewünschten Vorgang in enaio® ab. Sie können zusätzliche Seiten anfügen, ersetzen oder löschen, bevor ein Dokument endgültig archiviert wird. Aufwendige Vorbereitungen, wie z. B. das manuelle Aufbringen von Barcode-Etiketten oder das Einfügen von Trennseiten, entfallen.

  • Einzelne Seiten zu PDF-Dokumenten zusammenfügen
  • Ablage in enaio®-Vorgängen oder elektronischen Akten
  • Automatische Zuordnung via Barcode oder Texterkennung möglich

Erfassen großer Belegmengen mit enaio® capture-basic

enaio® capture-basic ist die zentrale Erfassungskomponente von enaio®, die durch vollautomatisches Scannen und Importieren eine effiziente Massenbelegerfassung ermöglicht. enaio® capture-basic verfügt zusätzlich über eigene Workflow-Funktionen und überzeugt besonders in den Bereichen, in denen eine absolut zuverlässige Bearbeitung von sehr großen Papierbelegmengen gefordert wird.

Mit enaio® capture erfasste Dokumente können nach dem Import unmittelbar an das Workflow-System von enaio® übergeben werden. Jeder importierte Datensatz kann dabei einen oder mehrere Workflow-Prozesse automatisch auslösen. Über diese festgelegten oder ad hoc anpassbaren Prozesse  können alle relevanten Dokumente einer weiteren Bearbeitung zugeführt werden.

  • Wir scannen beispielsweise die Posteingänge in der Steuerabteilung und verteilen sie elektronisch, sodass wir die Mikroverfilmung für Steuerbescheide abschaffen konnten. Dabei stellten wir fest, dass der Verzicht auf Papier eine große Herausforderung ist, die eine deutliche Veränderung der Arbeitsprozesse mit sich bringt. Aber die Lösung ist einfach zu bedienen und kann flexibel auf die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden.

    Andreas Hasenberg
    Stellvertretender Leiter
    Amt für Datenbearbeitung und Kommunikationstechnik, Stadt Witten
  • Früher wurden die Rechnungsbelege im Haus umhergetragen. Ferner war durch die räumliche Trennung unserer Standorte sowie der Baustellen der Zeitaufwand für den Informationsabgleich via Telefon und Fax erheblich. Heute führen wir automatisiert eine zentrale Belegerfassung direkt beim Posteingang durch. Der zeitraubende Abgleich entfällt, die Rechnungsbearbeitung geschieht schnell effizient und ist vor allem tagesaktuell.

    Stefanie Schäfer
    Geschäftsführerin
    Schäfer-Bauten GmbH