Lösung: Digitale Aktenablage mit enaio® Archivtransfer

Ablagestrukturen vereinheitlichen – dank dem enaio® Archivtransfer

Digitale Akten aus verschiedenen Fachverfahren zentral organisieren 

Die Bereitstellung von Akten für das Archiv ist eine besondere Herausforderung bei der Nutzung digitaler Akten. Wurden bisher einfach Ordner mit Papierdokumenten zur Bewertung abgeliefert, gestaltet sich dieser Prozess mit digitalen Akten schwieriger. Aufgrund der zahlreichen Fachverfahren existieren viele Schränke mit unterschiedlichsten Ablagestrukturen. Erhält das Archiv Zugriff auf alle Schränke, muss es auch Kenntnis über die fachlichen Strukturen haben.

Mit enaio® Archivtransfer lässt sich der Prozess wesentlich vereinfachen. Für das Archiv wird ein eigener Schrank mit einer generischen Struktur bereitgestellt. In diesen werden Akten aus allen Fachverfahren verschoben und dem Archiv zur Bewertung vorgelegt. Er muss sich nicht um die Strukturen der Akten in den einzelnen Fachverfahren kümmern. Die Beziehungen zwischen der Struktur des Fachschranks zum Archivschrank werden vollständig mit einem grafischen Editor bearbeitet.

  • Zentrale Bereitstellung von Akten aus allen Fachverfahren
  • Bewertungsfunktion für die archivarische Prüfung
  • Filterkriterien für exakte Recherchen der gesuchten Akten
  • Protokollierung sämtlicher Aktionen auf Akten- und Objektebene

Mehr Übersicht

Eine Software für alle digitalen Akten verschiedener Fachverfahren.

Schnelle Recherche

Feingranulares Filtersystem für höchste Treffergenauigkeiten.

Klare Transparenz

Protokollierung für direkte Nachvollziehbarkeit jeder Transferaktion.

enaio® Archivtransfer Editor

Vom aktuellen Status bis zum zugehörigen Schrank erhält der Anwender alle wesentlichen Informationen zum gewünschten Objekt.

Beste Übersicht

Welche Objekttypen sind der Akte zugewiesen? Die “enthaltenen Objekttypen” geben darüber Auskunft.

Konvertieren, bewerten und mehr

Mit im Gepäck: ein PDF-Konverter sowie ein Bewertungstool, mit dem der Anwender stets den aktuellen Archivstatus einsehen kann.

enaio® Archivtransfer für schnelle Prozesse und optimale Ordnung

Mehrere Fachverfahren – eine zentrale Instanz

Um in einem Fachschrank eine Akte, die an das Archiv abgegeben werden soll, zu finden, können Filterkriterien hinterlegt werden. Eine Akte kann dabei entweder durch einen Ordner oder über ein Register definiert werden. Der gesamte Inhalt wird als eine zusammengehörige Akte verarbeitet und in den Archivschrank übertragen. Nach der Übertragung wird die Quellakte im Fachschrank entweder gelöscht oder als übertragen markiert.

Je Akte wird ein sogenanntes Übertragungspaket gebildet, über das ein Protokoll geführt wird. So ist jede ausgeführte Aktion auf Akten- und Objektebene später im Protokoll nachvollziehbar. Daneben kann während der Übertragung in den Archivschrank zusätzlich eine Ausleitung erfolgen, mit der ein Paket an ein externes System abgegeben werden kann. Ist die Übertragung fehlgeschlagen, wird die Aktion rückabgewickelt.

Archivieren oder löschen? Bewertungsoptionen im enaio® Archivtransfer

Im Archivschrank besteht für das Archiv die Möglichkeit der Bewertung. Ein Paket kann vollständig zur Löschung markiert werden. In aufzubewahrenden Paketen können durch das Archiv einzelne Dokumente manuell ausgesondert werden. Ebenso werden Informationen wie eine Signatur erfasst. Wird ein Paket zur Aufbewahrung markiert, werden alle noch enthaltenen Dokumente als archivierbar gesetzt, um sie z. B. auf externe Medien aus dem Arbeitsbereich auszulagern.

  • "Die Verfügbarkeit von Schnittstellen zu den Fachverfahren war für uns einer der wichtigsten Entscheidungsmaßstäbe, weil unser Ziel die Realisierung eines zentralen Informationsmanagment ist."

    Tom Albertin
    stellvertretender Leiter des Bürgeramtes
    Stadtverwaltung Jena