Lösung: Dokumente elektronisch signieren mit enaio® besig

Sicherheit und Zuverlässigkeit an erster Stelle

Qualifizierte elektronische Signaturen

Projektreferenz zu dieser Lösung:

 

Elektronische Signaturen
bei der MARESI Austria GmbH

  • 2.665 Mitarbeiter
  • Jahresumsatz rund 100 Mio. Euro
  • Tochtergesellschaften in Ungarn, Tschechien, der Slowakei und Rumänien

Im Geschäftsleben ist es üblich, Dokumente, Entscheidungen und Prozesse sicher zu authentifizieren. Die (qualifizierte) digitale Signatur sorgt genau dafür. Mit ihr lässt sich die Erstellung bzw. Bearbeitung von Dokumenten und Entscheidungen eindeutig einer Person zuordnen. Dabei ist die elektronische Unterschrift sicherer als eine herkömmliche auf Papier. Weder kann sie von einem Dokument auf ein anderes kopiert noch unbemerkt verändert oder gefälscht werden.

Mit dem Einbinden qualifizierter elektronischer Signaturen (QES) in enaio® können Sie jederzeit zweifelsfrei feststellen, wer ein bestimmtes Dokument versendet hat und ob Daten durch Dritte manipuliert oder verfälscht wurden. Auch die dokumentenechte digitale Archivierung ist nur wenige Klicks entfernt.

  • Rechtskonforme Signierung im PDF-Format
  • Erfüllung des Signaturgesetzes und der Signaturverordnung
  • Einbindung elektronischer Signaturen in Workflows wie z. B. Freigabeprozesse
  • Verifikationsmodus für eingebettete (PDF) oder PKCS#7-Signaturen
  • Einfach qualifizierte, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieterakkreditierung

Stapelsignatur

mehrerer Dokumente mit einer PIN-Eingabe

Mehrfachsignatur

eines Dokuments durch mehrere Anwender

Massensignatur

beim Import oder bei diversen Scan-Szenarien

Dokumente signieren mit enaio®

So wird das sichere Unterzeichnen von digitalen Dokumenten zum Kinderspiel

Entscheidungsprozesse sicher nachweisen

Compliance-Anforderung mit enaio® einfach erfüllen

Als besonders nützlich erweisen sich qualifizierte elektronische Signaturen in elektronischen Workflows. Mit ihnen lassen sich Freigabeprozesse oder Willenserklärungen nachträglich sicher nachweisen. Für rechtskonforme Freigabe-, Genehmigungs- oder Kenntnisnahme-Prozesse sind auch Mehrfachsignaturen möglich. Die Technologie eignet sich ebenso für den Einsatz im Qualitätsmanagement und für die Dokumentation von Prozessen im regulierten Umfeld. Alle Vorgänge werden zudem detailliert protokolliert.

Im enaio® admininstrator können Sie auch verschiedene Signaturgründe definieren, um Ihre Arbeitsverfahren abzubilden und Mitarbeitern die umständliche Suche zu ersparen.

Praxisbeispiel: Ein Dokument erhält innerhalb eines Work­flowprozesses eine elektronische Signatur. Nach Bearbeitung des Arbeitsschrittes wird der Sachbearbeiter aufgefordert, das Schrittprotokoll mit sei­ner Signaturkarte elektronisch zu signieren. Anschließend wird die Workflow-Akte von enaio® an den nächsten Mitarbeiter weitergeleitet. Das signier­te Protokoll wird automatisch in einem speziellen Ordner in enaio® abgelegt und revisionssicher archiviert. Aus den Prozessen heraus können automatisiert neue Dokumente (z. B. Unterschriftenlisten oder Freigabedokumente) erstellt werden, die wiederum elektronisch unterschrie­ben werden müssen.

Beweiswerterhaltende Langzeitarchivierung

  • Fortgeschrittene bzw. einfach qualifizierte Signatur für Kenntnisnahme und Nachweis persönlicher Durchführung
  • Qualifizierte elektronische Signatur mit Anwender-Akkreditierung nach §2 Nr. 7 SigG Signaturgesetz mit Zertifikat von einem vertrauenswürdigen Zertifizierungsdienstanbieter
  • Einzel-, Mehrfach- und Stapelsignaturen für den variablen Einsatz, z. B. im Rahmen von Freigabe- oder Genehmigungs-Workflows. Mehrere Nutzer signieren nacheinander ein Dokument.
  • Massensignatur für große Dokumentenmengen, z. B. im Rahmen diverser Erfassungsszenarien

  • Das Leisten einer Elektronischen Signatur ist sehr einfach. Über das detaillierte Rechtesystem […] ist sichergestellt, dass die Sachbearbeiter nur die ihnen zugewiesenen Willenserklärungen abgeben können. Die Echtheit des Absenders ist aufgrund der Verbindung zum Trustserver nachweisbar.

    Heiko Dehne
    Projekt- und Kassenleiter
    Stadtverwaltung Göttingen