Lösung: enaio® für das Einwohnerwesen

Schneller, effizienter, serviceorientierter

enaio® digitalisiert das Einwohnerwesen

Projektreferenz zu dieser Lösung:

 

Digitales Einwohnerwesen bei der Stadt Coburg

  • 41.317 Einwohner
  • mehrere ansässige Unternehmen
  • 48,29 km² Fläche

Mit enaio® können Antrags- und Genehmigungsprozesse im Passregister und Einwohnermeldewesen effektiver gestaltet werden. Die ECM-Lösung integriert gängige Fachverfahren, sorgt für einen schnelleren und sicheren Datenaustausch und archiviert außerdem sämtliche anfallenden Dokumente revisionssicher.

Das Dokumentenmanagement für das Einwohnerwesen hilft bei der Ablage der Dokumente aus dem im Einsatz befindlichen Fachverfahren. Eine Schnittstelle stellt dem Sachbearbeiter direkt aus dem Einwohnerwesen heraus ein integriertes elektronisches Ablagesystem auf Basis von enaio® zur Verfügung.

  • Automatische Anlage von elektronischen Akten mit den wichtigsten Kenndaten
  • Schnittstelle zu Fachverfahren für Integration eines elektronischen Ablagesystems
  • Erfüllung der Anforderungen des Bundesmeldegesetzes (BMG)

Direkte Verknüpfung

Schnittstellen ermöglichen eine direkte Verknüpfung mit allen gängigen Fachverfahren.

Revisionssicherheit

Die Ablage erfolgt gemäß den gesetzlichen Vorschriften zur Aufbewahrung von Dokumenten.

Archivierte Daten

Dokumente werden im System zentral und sicher abgelegt – Auskunftsfähigkeit garantiert.

Alle Daten immer im Blick

Mit der Lösung für das Bürgerbüro lassen sich sämtliche Daten eines Bürgers übersichtlich in einer Akte zusammenfassen. Zugriffsrechte schützen die sensiblen Daten vor unbefugtem Zugriff.

Einfach arbeiten

Die Bürgerakte sammelt alle relevanten Informationen rund um die wichtigsten Behördenangelegenheiten: von der Wohnungsanmeldung bis zur Passausstellung. Natürlich mit zuverlässigen Zugriffsrechten.

Elektronische Akten und sichere Dokumentenablage

Effektivere Prozesse für Passregister und Einwohnermeldewesen

Mit der Lösung für das Bürgerbüro lassen sich sämtliche Daten eines Bürgers übersichtlich in einer Akte zusammenfassen. Die Dokumente, Formulare, Faxe, E-Mails und Gesprächsnotizen werden nach Vorgang abgelegt. Danach sind die Daten im ECM-System für alle berechtigten Mitarbeiter, unabhängig von Abteilungen und Standorten, einseh- und recherchierbar. Die Zugriffsrechte schützen die sensiblen Daten vor unbefugtem Zugriff.

Zahlreiche Vorlagen helfen bei Bedarf bei der Erstellung von neuen Dokumenten. Sollen für verschiedene Vorgänge viele Papierdokumente erfasst werden, können die Dokumente eines Bürgers jeweils mit einem Deckblatt und Barcode (mit Bürger-ID) versehen werden. Danach digitalisiert die Erfassungskomponente enaio® capture die Dokumente im Stapelscan und kann sie über den Barcode direkt dem jeweiligen Vorgang zuordnen.

  • Ziel der Softwareeinführung ist Verwaltungsabläufe schlanker zu gestalten, die Transparenz zu erhöhen und den Bürgerservice durch erhöhte Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter zu verbessern – kurz: mehr E-Goverment in der Verwaltung zu ermöglichen.

    Günter Graskamp
    Fachbereichsleiter
    Südwestfalen-IT
  • Mit dem System lassen sich Tätigkeiten wie das Heraussuchen, Verteilen, Weiterleiten, Ablegen und Kopieren von Dokumenten extrem abkürzen – wofür in Verwaltungen sonst 20 Prozent der Arbeitszeit investiert würden.

    Tom Albertin
    Sachbearbeiter IT-Projekte
    Stadtverwaltung Jena