Lösung: E-Mails verwalten und archivieren mit enaio®

Geschäftliche E-Mails sicher nutzen

enaio® sorgt für Übersicht

enaio® bietet für Management und Archivierung von E‑Mails eine enge Integration in Microsoft Outlook, die sämtliche geschäftsüblichen Anforderungen abdeckt. E‑Mails werden vorgangsbezogen Projekten oder Benutzern zugeordnet. Die Ablage  erfolgt übersichtlich im jeweiligen Geschäftskontext, sodass Sie jederzeit Zugriff auf alle geschäftsrelevanten E‑Mails haben. Ein sofortiges Wiederfinden sämtlicher ein- und ausgehender E‑Mails ist garantiert – unabhängig vom Arbeitsplatz.

  • Strukturierte und zentrale Ablage aller E-Mails und Kontakte
  • Regelbasierte und revisionssichere E-Mail-Archivierung
  • Erfüllung von Compliance-Anforderungen
  • Performanter Zugriff auf den E-Mail-Bestand des gesamten Unternehmens
  • Schnelle Recherche einschließlich Volltextsuche
  • E-Mails integriert in Workflows
  • Arbeiten in der gewohnten E-Mail-Umgebung
  • Entlastung des E-Mail-Servers und Steigerung der IT-Produktivität

E-Mail-Management in enaio®
Elektronische Kommunikation optimal nutzen

Optimale Verwaltung

enaio® bietet mehr als nur die revisionssichere Archivierung von E-Mails.

Perfekt integriert

enaio® arbeitet mit Mailprogrammen wie Microsoft Exchange zusammen.

Praktische Workflows

E-Mails können Sie an Workflows übergeben. Heißt: Kommunikation bleibt im Fluss.

Verwalten und Archivieren

E-Mails können Sie direkt aus Outlook heraus unternehmensweit verwalten und in enaio® archivieren.

Direkte Outlook-Anbindung

E-Mails werden vorgangsbezogen den entsprechenden Projekten/Benutzern zugeordnet – Wiederfinden garantiert.

E-Mails unternehmensweit verwalten und archivieren

Zusammenarbeit verbessern und IT-Produktivität steigern

Durch die Einbindung des in enaio® integrierten Workflowsystems können E‑Mails strukturiert und nach vordefinierten Richtlinien abgearbeitet werden. Auch die Verwaltung von funktionalen Postfächern (info@, presse@ usw.) wird ermöglicht.

Dabei werden zugleich alle rechtlichen Anforderungen an eine revisionssichere, lückenlose E‑Mail-Archivierung abgedeckt. Somit sind Sie endlich in der Lage, die an Ihr Unternehmen gestellten Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
Ein- und ausgehende E-Mails werden inklusive Anhänge automatisch in einem zentralen Repository archiviert, sodass sie selbst Jahre später noch für einen lückenlosen Nachweis zur Verfügung stehen.

  • Tiefgehende Integration mit Microsoft Exchange/Outlook
  • Revisionssicheres Archivieren von E-Mails
  • Unterstützung bei der Erfüllung von IT-Compliance
  • Strukturierte und zentrale Ablage aller E-Mails
  • Regelbasierte Ablage – automatisiert oder per Drag-and-drop
  • Vorgangsbezogene Verwaltung von E-Mails in digitalen Akten
  • Weltweiter Zugriff auf elektronische Geschäftskorrespondenz
  • Vermeidung doppelter Ablagen (Single Instance Store)
  • Schnelle Recherche einschließlich Volltextsuche
  • Übergabe von E-Mails an Workflows

Projektreferenz zu dieser Lösung: Digitales E-Mail Management bei der Mediengruppe Pressedruck

zur Referenz
  • gegründet 1945
  • 4.000 Mitarbeiter
  • 1,7 Mio. Leser pro Tag
  • 287 Mio. Euro Umsatz

  • "In enaio® befinden sich heute rund 330.000 Geschäftsdossiers mit über 1.000.000 Geschäftsvorgängen. Diese beinhalten 4.200.000 Unterlagen, Belege und E-Mails."

    Bruno Frutiger
    Schweizer Bundesamt für Kommunikation (BAKOM)
  • Unser langfristiges Ziel ist es, Medienbrüche im kompletten Klinikum zu vermeiden. Neben den Daten aus dem KIS sollen zukünfig auch Belege und Rechnungen, E-Mails, Office- und andere Dokumente ihren sicheren Platz im digitalen Archiv finden.

    Martin Overath
    IT-Dezernent
    Universitätsklinikum Frankfurt/Main

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