Lösung: enaio® für das Dokumentenmanagement nutzen

Das Büro der Zukunft kennt kein Papier

Dokumente digital verwalten mit enaio®

Projektreferenz zu dieser Lösung:
Dokumentenmanagement bei der St. Galler Kantonalbank

zur Referenz
  • 1.214 Mitarbeiter
  • 40 Standorte
  • Über 140 Jahre Unternehmensgeschichte

Das Dokumentenmanagement in enaio® regelt die Erstellung von Dokumenten und Informationen unterschiedlichster Art sowie deren Bearbeitung, Zugriff und Austausch zwischen verschiedenen Personen. So wird der Informationsfluss in Ihrem Unternehmen effektiv gesteuert und organisiert. Sie und Ihre Mitarbeiter können jederzeit zweifelsfrei nachvollziehen, wer etwas wann an welchen Dokumenten geändert hat.

  • Verwalten sämtlicher Daten, Informationen und Dokumente in einer Plattform
  • Kontextbezogene Ablage und Archivierung mittels intelligenter Objekte und elektronischer Akten
  • Umfassende Recherchemöglichkeiten, Versionierung und Funktionen für Collaboration
  • Unterstützt tiefgehende Integration mit Fachanwendungen und Mobile Working
  • Hohe Sicherheitsstandards bei Zugriffen und Berechtigungen

Elektronische Dokumente, Papierakten und Briefe
eine zentrale Ablage sorgt für Ordnung

Ganzheitliches Management

Dokumente über eine digitale Plattform rundum professionell managen.

Bedarfsorientierte Umsetzung

Maßgeschneidert auf Anforderungen und Bedürfnisse Ihrer Organisation.

Nahtlose Integration und Anbindung

Einzigartige Vielfalt an Schnittstellen zu Office, ERP, Fachanwendungen u. v. m.

Die Übersicht behalten

Digitale Akten, umfassende Suchkomponenten, Vorschau- und Notizfunktion – alles in einem DMS.

Transparent bleiben

Die Dokumentenhistorie gibt Auskunft über Bearbeiter und Änderungen – alles bleibt jederzeit einsehbar.

Stets informiert

Die Abonnement- und Wiedervorlage-Funktionen sorgen für perfekte Workflows – standortübergreifend.

Dokumente und Informationen zentral verwalten

Von der Recherche bis zur Archivierung

enaio® verwaltet alle Informationen und hierarchische Ablagestrukturen auf einer zentralen Informationsmanagement-Plattform. Aus unterschiedlichen Dokument- und Dateitypen entstehen dabei „intelligente Objekte“, die wiederum zu elektronischen Akten zusammengefasst werden.

In den E-Akten werden die vorhandenen Informationen kontextbezogen verwaltet, unabhängig von ihrem Ursprung gefiltert, neu zusammengestellt, mit anderen Systemen ausgetauscht und für jeden berechtigten Mitarbeiter nutzbar gemacht – unabhängig davon, wann und von wo aus der Zugriff erfolgen soll.

  • Eine zentrale Plattform für Informationen und Dokumente
  • Bündeln der Informationen in elektronischen Akten
  • Einfaches Verwalten von Metadaten, Dokument- und Dateitypen im entsprechenden Kontext
  • Integrierte Inhaltsvorschau zur Dokumentenanzeige
  • Vollständiges Vermeiden von Medienbrüchen
  • Integrierte BPM-, Groupware- und Collaboration-Funktionen
  • Visualisieren unterschiedlichster Ordnungsstrukturen

Digitale Dokumente erstellen und bearbeiten

  • Erstellen und Bearbeiten von Office-Dokumenten direkt in enaio®
  • enaio®-Funktionen direkt aus Office heraus aufrufen
  • Umfassendes Versionsmanagement
  • Integrierte Vorlagenverwaltung inkl. automatischer Datenübernahme
  • Check-out/Check-in zur Vermeidung von Doppelbearbeitung
  • Einfaches Anlegen von Notizen und virtuellen Folien
  • Optional: Scannen & Klassifizieren eingehender Dokumente & Belege

Informationen recherchieren und teilen

Dokumente mit enaio® zu verwalten sorgt für ein effizientes Informationsmanagement. Das umfasst neben der intelligenten Recherche von Informationen und Dokumenten auch deren gezieltes Weiterleiten und Verteilen. Für die Recherche stehen sowohl einfache als auch komplexe Funktionen zur Verfügung, angefangen bei der Ein-Klick-Volltextsuche über kombinierte bis hin zu Experten-Anfragen über mehrere Objekttypen oder Hierarchieebenen. Die Suchergebnisse werden übersichtlich in Trefferlisten dargestellt und können nachträglich weiter eingegrenzt werden.

  • Schnelle, gezielte Informationssuche über Index, Volltext, Ablagestruktur, Trefferlisten
  • Gezieltes Verteilen von Dokumenten über digitale Workflows zur Freigabe und Bearbeitung
  • Internes Versenden von Dokument-Links
  • Externes Versenden von Dokumenten per E-Mail (nativ, als PDF oder ZIP)
  • Wiedervorlage als automatische Erinnerungsfunktion
  • Abonnement zur automatischen Erinnerung über Arbeitsschritte, Neuanlage oder Änderungen von Objekten

enaio®-Schnittstellen – zertifizierte Vielfalt

Ihre Informationen können Sie einfach über digitale Workflows, mittels interner Links auf die Dokumente im ECM-System oder nach extern als E-Mail-Anhänge verteilen – an andere enaio®-Anwender, Mitarbeiter oder auch Partner. Praktische Erinnerungstools wie Wiedervorlagen und Abonnements entlasten Ihre Mitarbeiter zusätzlich.

  • Einfaches oder revisionssicheres Archivieren von Informationen und Dokumenten
  • Eindeutige Herkunfts- und Authentizitätsnachweise mittels Einbindung einer elektronischen Signatur
  • Klare Regelung von Zugriffen & Berechtigungen im Netzwerk
  • Umfassende Protokollierung von Bearbeitungshistorien und Prozessen

Dokumente archivieren und schützen

Die Ablage von Informationen und Dokumenten in enaio® entspricht bereits einer einfachen Archivierung. Sollen Informationen langfristig aufbewahrt werden, bietet sich die revisionssichere Archivierung an. Sie gewährleistet das Einhalten aller relevanten Gesetze und Richtlinien hinsichtlich Beweis- und Revisionssicherheit, Dokumentationsechtheit und Aufbewahrungsfristen.

enaio® unterstützt Sie so zuverlässig bei der Einhaltung von bestehenden Anforderungen bezüglich IT-Compliance bzw. GoBD.

  • Zahlreiche Schnittstellen zu ERP, Groupware, Mail, CRM und anderen Fachsystemen
  • Abbilden von Posteingängen direkt in enaio®
  • Direktes Ablegen und Verwalten von E-Mails in enaio® aus Outlook & Co.
  • Deutliche Entlastung externer Systeme durch Auslagern von Daten und Dokumenten
  • Anzeige von Informationen im Kontext aus dem führenden System heraus
  • Zahlreiche Import- und Exportfunktionen
  • REST- und Webservice-Schnittstellen

  • Wir verhindern über das DMS, dass ein und dasselbe Dokument in verschiedenen Formaten und an verschiedenen Stellen im System abgelegt oder gar mehrfach ausgedruckt und in Papierform weitergegeben wird.

    Peter Kühne
    Geschäftsführer
    Lecos GmbH
  • Entscheidend war, dass Dokumentenmanagement, Archivierung und Workflow in einem Produkt integriert sind.

    Stefan Antholzer
    IT-Leiter
    Flottweg GmbH

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