Lösung: Digitale Archivierung mit enaio®

Archivieren Sie Ihre Dokumente

Revisionssicher und beweiserhaltend

Projektreferenz zu dieser Lösung:

Digitale Archivierung bei der Reha Assist Deutschland GmbH

zur Referenz
  • Gründung 2004
  • über 4.000 betreute Reha-Fälle
  • 5 verschiedene Fachbereiche

Ein elektronisches Archiv braucht keinen Regalplatz, digitale Dokumente sind überall sofort zur Hand und der Zugriff darauf lässt sich überprüfen. Damit eine ordnungsgemäße Aufbewahrung sichergestellt wird, regeln zahlreiche Vorschriften und Gesetze, welche Inhalte auf welche Weise und für welchen Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Beim digitalen Archivieren mit enaio® lassen sich beispielsweise die Vorgaben der GoBD einfach umsetzen.

  • Raum für Archive, Papier und Zeit sparen
  • Schneller Zugriff auf Dokumente und Informationen
  • Erhöhte Auskunftsfähigkeit intern und extern
  • Sicherer Schutz durch Zugriff nur für berechtigte Mitarbeiter
  • Revisionssicherheit durch lückenlose Nachvollziehbarkeit bzw. Dokumentation

Schriftgutverwaltung und Archivierung aus einer Hand
enaio® hält Ihren Dokumentenbestand stets sauber und ermöglicht so eine sinnvolle Archivierung

Revisionssicherheit

enaio® stellt sicher, dass Änderungen und Zugriffe jederzeit nachvollziehbar sind.

Fristenmanagement

Mit enaio® behalten Sie jederzeit den Überblick über ihre Aufbewahrungsfristen.

Schneller ROI

Digital zu archivieren spart Platz, Material und Zeit – das rechnet sich schnell.

Digitale Archivlösungen

Archivlösungen erfordern die Einhaltung gesetzlicher Fristen. enaio® unterstützt Sie bei dieser anspruchsvollen Aufgabe.

Details zum digitalen Archivieren von Dokumenten mit enaio®

Revisionssicher, beweiserhaltend, prozessorientiert

enaio® bietet eine Grundlage zur Umsetzung der Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§§ 239, 257 HGB), der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO) und der GoBD-Richtlinien. Ihre aufbewahrungspflichtigen Informationen und Dokumente werden über ihren gesamten Lebenszyklus verwaltet und bleiben revisionssicher archiviert.

Die Archivierung geschieht in dem Maße, dass Informationen jederzeit wieder auffindbar, Zugriffe und Änderungen nachvollziehbar und alle Dokumente, bei denen es gefordert wird, unveränderbar und sicher gegen Verfälschung sind.

enaio® stellt Ihnen dafür die optimalen Instrumente zur Verfügung, die Sie zum verfälschungssicheren, langzeitigen Archivieren elektronischer Informationen benötigen.

  • Erfüllung aller gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Dokumenten (IT-Compliance)
  • Abbildung von Richtlinien wie Sarbanes-Oxley Act (SOX), Euro-SOX, Basel III
  • GoBD-konformes Archivieren steuerrelevanter Daten
  • Qualifizierte Signaturfunktionen und Funktionen zur Sicherstellung der Unverfälschtheit von digitalen Dokumenten
  • Geschützter Zugang zum System; Single-Sign-on und Integration anderer Authentification-Technologien
  • Gruppenbasierte und benutzerspezifische Rechtevergabe
  • Zertifizierte Schnittstellen zu modernsten Speicher-Technologien  von iTernity, NetAPP, EMC² Centera u. a.

Prozesse des Archivierens

Mit enaio® können verschiedene Archive innerhalb eines Systems gepflegt werden, eine archivübergreifende Recherche ist ebenso möglich. Aus Gründen der Lastverteilung (Load Balancing) oder für Zweigstellen können auch verteilte Archivlösungen mit hoher Ausfallsicherheit realisiert werden. Für die langfristige und unveränderliche Speicherung Ihrer Daten werden alle marktrelevanten Storage-Komponenten unterstützt.

  • Große Anzahl an Dokumenten automatisiert scannen (Erfassungskomponente)
  • Dokumente automatisch klassifizieren und deren Inhalte automatisiert extrahieren und plausibilisieren
  • Geschäftsprozesse und Transaktionen systematisch aufzeichnen (Records Management)
  • Dokumente applikationsunabhängig zur Verfügung stellen (Rendition Management)

Beweiswerterhaltendes Archivieren

enaio® unterstützt die qualifizierte elektronische Signatur, mit der sich die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten und Entscheidungen eindeutig einem Bearbeiter zuordnen lässt. Durch das Einbinden der digitalen Unterschrift wird ein dokumentenechtes digitales Archivieren sämtlicher vom System verwalteten Daten erreicht. Die Authentizität und Integrität von Dokumenten und Entscheidungsprozessen kann somit sichergestellt werden.

  • Beweiswerterhaltende Archivierung von Dokumenten nach TR-03138 (TR-RESISCAN) und TR-03125 (TR-ESOR)
  • ArchiSafe- und ArchiSig-konform
  • Signatur-Validierung per Online Certificate Status Protocol (OCSP)
  • Automatischer Überwachungsdienst für Gültigkeit von Signaturen und Hashwerten (inkl. Zeitstempel-Update)

Umwandeln in ein einheitliches Datenformat

Rendition Management ist im Hinblick auf die Langzeitarchivierung geschäftsrelevanter Daten und Dokumente wichtig. Kurzlebige Formate werden dabei in langlebige, standardisierte Dateiformate umgewandelt, damit die Lesbarkeit wichtiger Unterlagen auch in vielen Jahren noch gewährleistet ist. PDF-Renditions können zudem in PDF/A konvertiert werden.

Damit Dokumente und Informationen applikationsunabhängig und langfristig noch zur Verfügung stehen, konvertiert das Rendition Management von enaio® viele Spezial-Datenformate in Standardformate wie beispielsweise TIFF oder PDF.

Renditions lassen sich von Dokumenten aller Office-Formate, COLD-Daten, Daten aus diversen Fremdapplikationen oder unterschiedlichen Text- sowie Bild-Formaten erzeugen und können mit Standard-Viewern betrachtet werden.

Die Quelldatei bleibt dabei in ihrem ursprünglichen Format erhalten. Auch die jeweiligen Bearbeitungsstände, z. B. von aktiven Word-Dokumenten, können dokumentiert, elektronisch signiert und revisionssicher archiviert werden.

  • Durch die Kombination einer ECM- mit einer Archivlösung verfügen wir nun über ein zentrales und revisionssicheres Archiv, das die Daten optimal schützt und trotzdem verfügbar vorhält.

    Martin Overath
    IT-Dezernent
    Universitätsklinikum Frankfurt/Main
  • Entscheidend war, dass Archivierung, Dokumentenmanagement und Workflow in einem Produkt integriert sind.

    Stefan Antholzer
    IT-Leiter
    Flottweg GmbH