ecm-whitepaper

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Rund 12 Millionen Handyverträge werden in Deutschland pro Jahr ungewollt verlängert. Gehören Sie zu denen, die ihren Vertrag schon mal nicht rechtzeitig gekündigt haben? Jede verpasste Frist kostet Geld: Die Höhe des Umsatzes, den deutsche Telekommunikationsunternehmen durch ungewollt verlängerte Handyverträge erzielen, wird auf über 4 Milliarden Euro geschätzt!

Digitalisierung hilft!

Unternehmen unterhalten viele Verträge, von denen die meisten immer noch manuell in Papierakten verwaltet werden. Dieses Whitepaper zeigt Lösungsansätze um Vertragsmanagement zu digitalisieren und damit um Kosten zu senken, Risiken zu minimieren und Prozesse effizienter zu gestalten. Denn die manuelle Verwaltung von Verträgen ist oft zeitintensiv und bindet viele Ressourcen. Im Umgang mit Verträgen fehlt es oft an Transparenz und Effizienz. Dabei ist das Vertragsmanagement und der Umgang mit Vertragsinhalten essentiell für den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens.

 

Wie effizient ist Ihr Vertragsmanagement?

Verträge sind unternehmenskritisch: Der Umgang damit  wirkt sich direkt auf die Wettbewerbsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens
aus. Denn das Vertragsmanagement spielt in fast allen Unternehmensbereichen eine wichtige Rolle und enthält viele kritische Informationen und mögliche Risiken: Wann dürfen Verträge gekündigt oder neu verhandelt werden? Welche wichtigen Termine gilt es einzuhalten? Wie lassen sich Fehler vermeiden, um hohe finanzielle Schäden abzuwenden oder Einsparpotenziale zu nutzen?

Überblick über alle Verträge

Die manuelle, papierbezogene Vertragsverwaltung ist fehleranfällig, oft kompliziert und unübersichtlich. Trotzdem legen viele Unternehmen ihre Verträge nur lokal im Dateisystem ab, frei nach dem Muster „Vertragsentwurf_meyer_final2.docx“. Es gibt keine zentrale Vorlagenverwaltung, keinen Überblick über die verschiedene Versionen eines Vertrages, keine Zugriffsmöglichkeiten für Mitarbeiter anderer Abteilungen, keine Verbindung zu Geschäftspartnern oder Geschäftsvorgängen usw.

Vorteile bringt eine Digitalisierung vor allem bei den drei Kernbestandteilen des digitalen Vertragsmanagements: der Vertragserstellung, der Vertragsverwaltung bzw. dem Zugriff auf Vertragsinhalte sowie bei der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (IT-Compliance). Eine Studie von PriceWaterhouseCoopers LLC bestätigt den Nutzen einer digitalen Vertragsmanagementlösung und geht von Einsparungen von bis zu 69 Prozent im Risikomanagement und bis zu 89 Prozent durch Kostensenkung aus (PWC: Contract Management, Control Value and Minimise Risks, 2003). Die digitale Verwaltung und Archivierung von Verträgen und Vertragsprozessen bietet viele Vorteile. Die optimale Software für das eigene Unternehmen gibt es allerdings nicht von der Stange. Erfahren Sie mehr darüber in unserem ecm-whitepaper: Vertragsmanagement – der digitale Handschlag.

FREIGABEWORKFLOWS, FRISTENMANAGEMENT, VARIANTENVERWALTUNG UND VERSIONSVERGLEICHE

GEZIELTE VERGABE INTERNER VERANTWORTLICHKEITEN & ZUGRIFFSRECHTEN, FEINGRANULARES RECHTESYSTEM

ZENTRALE ABLAGE VON VERTRÄGEN & VERTRAGSBEGLEITENDER DOKUMENTE, ELEKTRONISCHE VERTRAGSAKTEN

Klare Leitlinie für die Umsetzung von IT-Projekte: Wie Sie die Anforderungen an das digitale Projekt konkret im Pflichtenheft spezifizieren

Bei der Einführung einer neuen Software liefert das Lastenheft quasi die Anforderungsbeschreibung für das geplante digitale Projekt. Mit den Anforderungen gehen bestimmten Pflichten für die Umsetzung einher, die in einem Pflichtenheft spezifiziert werden sollten. Es beschreibt damit, wie die digitalen Anforderungen konkret umgesetzt werden sollen. Das Pflichtenheft liefert somit eine eindeutige Projektspezifikation bzw. Leitlinie während der gesamten Projektlaufzeit.

Auftraggeber und Auftragnehmer eines digitalen Projektes wissen so zum Start des Projektes (möglichst) genau, was sie von einander erwarten und wie sie sich einen erfolgreichen Projektabschluss vorstellen. Unsere Checkliste unterstützt Sie dabei, keinen wichtigen Punkt im Pflichtenheft zu vergessen, etwa:

  • Definition der Projektziele: Muss-, Soll- und Muss-Nicht-/Kann-Kriterien
  • Exakte Definition(en) der Aufgabenstellung und des späteren Einsatzgebietes
  • Anforderungen an die jeweilige Funktion der digitalen Lösung
  • Anforderungen an das Projektteam
  • Eckdaten des Projektes, z. B. Meilensteine sowie der Projektplan
  • und vieles mehr
  • TEXT TESTIMONIAL 1

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