• Der enaio® server

    Funktionen der Serverapplikationen

Komplexe IT-Systeme erfordern eine wohlüberlegte Architektur: Wie viele Mitarbeiter greifen parallel auf die IT-Ressourcen zu? Kommen die Systeme mit den Anforderungen eines wachsenden Unternehmens zurecht? Wo ergeben sich Engpässe, was Bandbreite oder Rechengeschwindigkeit betrifft?

enaio® macht es Administratoren einfach, die gestellten Anforderungen zufriedenstellend umzusetzen: Eine zuverlässige Trennung von Datenbank-, Domain- und Anwendungsschicht optimiert immer diejenigen Ressourcen, die wirklich gebraucht werden.

Dafür sorgen auch die im Lieferumfang enthaltenen IT- und Administrationstools.

Erfahren Sie mehr zu den Grundlagen der enaio®-Server-Architektur, gewinnen Sie Einblicke in das breite Werkzeugspektrum des Administrationsbereichs und entdecken Sie die Vorteile der Anbindung und Integration von Fachverfahren und Subsystemen innerhalb Ihrer IT-Infrastruktur.

Die Grundlage: der enaio® server

Die Three-Tier-Architektur bildet die Grundlage der Kernfunktionen von enaio® blueline. Sie ermöglicht höchste Performance bei gleichzeitiger Flexibilität.

Administration & Protokollierung

Mit enaio® blueline erhalten Sie eine ganze Palette an Werkzeugen zur optimalen Administration und Wartung Ihres ECM-Systems.

Verteilte Serverumgebungen

enaio® ist nahezu unbegrenzt skalierbar: Alle Server greifen auf ein gemeinsames Datenbank- und Dateisystem zurück.

Schnittstellen & Datenaustausch

enaio® ist die Daten-Drehscheibe in Ihrem Unternehmen. Standardschnittstellen zu Fachanwendungen und externen Systemen stehen zur Verfügung.

Architektur und Grundfunktionen

enaio® basiert auf einer 3-Tier-Architektur. Die Datenebene wird vom Datenbanksystem, der Dokumentenablage und dem Dokumentenarchiv repräsentiert. Sämtliche Client-Anwendungen gehören zur datenverarbeitenden Präsentationsschicht.

Der enaio® server stellt die Geschäftslogik für alle enaio®-Anwendungen zur Verfügung und ist damit das Bindeglied zwischen der Daten- und der Präsentationsschicht.

Der enaio® server ist als Applikations-, Enterprise-Content-Management- (ECM) und Archivserver konzipiert und wird als Windows-Systemdienst eingerichtet.

Verschiedene Server-Engines (z. B. Archiv, DMS, Workflows oder OCR) bilden das Gerüst des Applikationsservers. Sie können eine Vielzahl sogenannter Server-Jobs (Anfragen von Clientprogrammen oder anderen Servern) ausführen, über die das gesamte Spektrum an Funktionen abgebildet wird, das enaio® Ihnen bietet.

Die wichtigsten Funktionen des enaio® servers:

  • Erfassen, Verwalten, Speichern und revisionssicheres Archivieren aller Arten von Informationen (enaio®-Objekten)
  • Records Management
  • E-Mail-Management
  • Rendition Services
  • Enterprise Search
  • Abbildung von Workflow-Prozessen
  • Synchronisierung der Arbeit mit gemeinsamer Datenbasis
Differenzierung zwischen Datenebene, Datenbanksystem, der Dokumentenablage und dem Dokumentenarchiv.

Differenzierung zwischen Datenebene, Datenbanksystem, der Dokumentenablage und dem Dokumentenarchiv.

Funktionen des enaio® servers

enaio® server stellt die Grundfunktionen des Gesamtsystems für die Verwaltung, Speicherung und Archivierung von Objekten zur Verfügung, die von den Clients oder Integrationsschnittstellen ausgegeben oder angefordert werden. Zu den Grundfunktionen gehören unter anderem Archivierung, Dokumentenmanagement, Workflow Management, Record Management oder Web Content Management.

Das integrierte digitale Archiv steuert die Archivierung sämtlicher Dokumente auf einmal beschreibbaren Medien. Beliebige HSM-Systeme (Hierarchical Storage Management) können integriert werden.

Dabei werden auch die Indexdaten mit archiviert, so dass diese bei einer Beschädigung der Datenbank wiederhergestellt werden können (Recovery). Eine umfangreiche Protokollierung bietet dabei die Basis für eine revisionssichere Archivierung.

Durch eine Historie kann nachvollzogen werden, welcher Anwender welche Änderungen an den Dokumenten angebracht hat. Die Dokumente bzw. Indexdaten werden abhängig von der Konfiguration automatisch versioniert und bei Bedarf auch einzeln wiederhergestellt.

Das in enaio® integrierte Workflow-Management-System ermöglicht eine rollenbasierte Vorgangsverwaltung. Mit ihm lässt sich umfassendes Business Process Management (BPM) realisieren. Externe Fachanwendungen können aus dem Workflow heraus aufgerufen und Daten mit diesen ausgetauscht werden. Das vorgangsorientierte Workflow-System von enaio® kann als selbstständige Lösung auch unabhängig von den anderen Funktionen der Software-Suite eingesetzt werden – auch ohne die Ablagestruktur von enaio®.

Sichere Datenübertragung

Sichere Datenübertragung

Session Management

Session Management

Administration und Protokollierung

enaio® bietet eine breite Werkzeugpalette, um Ihre enaio®-Lösung zu verwalten, zu überwachen, zu gestalten und zu modellieren. Dazu gehören die Administration des Gesamtsystems, die Gestaltung des Daten- und Workflowmodells, die Überwachung der Prozesse, das Einrichten und die Vergabe von Nutzerrechten, die Vorlagenverwaltung und vieles mehr.

enaio® verfügt über eine ausgesprochen umfangreiche Ereignis-Protokollierung. Unterschieden wird dabei zwischen server- und clientseitiger Protokollierung. Es stehen sechs Protokollierungs-Level zur Verfügung.

Wo Sie die Protokolldateien speichern möchten, legen Sie als Administrator global fest. Dabei können Sie auch zulassen, dass die Einstellungen für die clientseitige Protokollierung vom jeweils angemeldeten Benutzer temporär für seine Instanz des enaio® client angepasst werden können.

Die Protokollierung von Ereignissen, Fehlermeldungen und Ablaufnachrichten erleichtert Ihnen als Systemadministrator, Situationen besser nachzuvollziehen. Fehler können schneller gefunden und Probleme zielsicher behoben werden. Bei der Auswertung der Protokolldateien werden Sie von einem komfortablen Viewer unterstützt.

Zur Administration des Servers stehen Ihnen folgende Tools zur Verfügung:

  • enaio® administrator
  • enaio® enterprise-manager
  • enaio® administrator-for-workflow
Der enaio® administrator – die ECM-Schaltzentrale

Der enaio® administrator – die ECM-Schaltzentrale

Serververwaltung im enaio® enterprise-manager

Serververwaltung im enaio® enterprise-manager

Verteilte Serverumgebungen

Ein Standardsystem mit enaio® betreiben Sie mit einem enaio® server. Bei Installationen in verteilten Umgebungen mit verschiedenen Standorten können Sie zusätzliche enaio® server in den Außenstellen einsetzen. Das wirkt sich unmittelbar positiv auf die Performance des Gesamtsystems aus.

Ein solcher Nebenstellenserver speichert alle an seinem jeweiligen Standort erfassten Dokumente lokal. Gleichzeitig fungiert er als Cache-Server für die Dokumente von anderen Servern des enaio®-Systems, die er selbst nicht vorhält. Weitere mögliche Nebenstellenserver, aber auch die Hauptstelle, sind wiederum Cache-Server für die Dokumente, die der zuerst genannte Nebenstellenserver gespeichert hat. Die Vergabe der Indizes für alle Objekte des gesamten Systems erfolgt indes über die zentrale Datenbank der Hauptstelle.

Ein einfach aufgebautes enaio®-System besteht aus einem enaio® server und einer kleinen Anzahl von enaio® clients. Wächst die Anzahl aktiver Client-Anwendungen kontinuierlich, können Sie zusätzliche enaio® server bereitstellen, um Lasten besser zu verteilen. enaio® ist nahezu unbegrenzt skalierbar. Alle Server greifen dabei auf ein gemeinsames Datenbank- und Dateisystem zurück. Bei einem solchen Load-Balanced-System meldet sich eine Client-Anwendung immer an einem gerade verfügbaren Server an.

Die Serverinstanzen sind austauschbar, d. h. jeder Server liefert jeder Client-Anwendung dieselben Daten und Zugriffsrechte. Diese Substituierbarkeit wird dadurch möglich, dass es in solchen Szenarien keinen alleinigen Hauptserver gibt, dessen Nebenstellen von ihm bedient werden. Stattdessen werden mit mehreren gleichberechtigten Servern Servergruppen gebildet, die eine gemeinsame Datenbank, gemeinsame Konfigurationen und ein einheitliches Verzeichnis registrierter Anwender benutzen. Die Verwaltung der Gruppenserver erfolgt mit Hilfe des enaio® enterprisemanagers.

Ziel ist es, Kapazitäten optimal zu nutzen und gemeinsame Ressourcen nicht zu blockieren. Unter welchen Umständen sich Client-Anwendungen an den nächstgelegenen Server wenden, wird mittels Konfiguration festgelegt.

Ein weiteres Anwendungsbeispiel ist der Einsatz von virtuellen Servern. Mit enaio® können Sie nicht nur systeminterne Dokumente verwalten, sondern u. a. über einen Import von Indexdaten und Verweisen auch Objekte, die sich in anderen digitalen Archiven oder eigenständigen enaio®-Systemen befinden. Für diesen Zweck können Sie spezielle Module – sogenannte virtuelle ECM-Server – einbinden, die den Dokumententransfer von und zu den externen Systemen steuern.

Standard-Aufbau eines enaio®-Systems

Standard-Aufbau eines enaio®-Systems

enaio®-System mit Balanceoptionen

enaio®-System mit Balanceoptionen

Schnittstellen und Datenaustausch

enaio® ist die Daten-Drehscheibe für alle Arten von Informationen in Ihrem Unternehmen. Für die Integration steht Ihnen eine Vielzahl an Standardschnittstellen sowie zertifizierten spezifischen Schnittstellen zu diversen Fachanwendungen und externen Systemen zur Verfügung. Ergänzt werden diese durch spezielle Konnektoren und Konverter. Server-Server-Kopplungen, Anbindung externer Integrationsplattformen, Zugriff auf externe Datenbanken mit Datenzusammenführung und Datenkonvertierung sind die Bausteine für eine Zusammenführung der vorhandenen Unternehmens-IT zu einer gemeinsamen leistungsstarken Informationsplattform mit enaio®.

enaio® ist eine Plattform mit herausragender Schnittstellenkompetenz. Fachanwendungen, ERP-, FiBu-, CRM-Systeme, medizinische Subsysteme oder KIS, aber auch Scanner, Drucker oder Speichersysteme können unabhängig von den Merkmalen jeweils bestehender IT-Umgebungen angebunden werden.

Die benötigten ECM-Funktionen werden über leistungsstarke Schnittstellen in den Fremdapplikationen verfügbar gemacht und umgekehrt. Über Webservices steht die gesamte Geschäftslogik von enaio® für die Einbindung in Service Oriented Architecture-Szenarien (SOA) zur Verfügung.

enaio® unterstützt einen umfassenden Datenaustausch unter anderem durch:

  • Anpassungsfähigkeit im Hinblick auf die heterogenen IT-Landschaften von Unternehmen mit Anbindung der vorhandenen Applikationen
  • Integration vieler Fachverfahren der öffentlichen Verwaltung
  • Anbindung von Subsystemen in Krankenhäusern (Labor, RIS/PACS, KIS/KAS, EKG, Sonografie, Apotheke usw.)
Die Import-/Export-Schnittstellen zu enaio®

Die Import-/Export-Schnittstellen zu enaio®

Import- & Exportformate des enaio® servers

Import- & Exportformate des enaio® servers

Revisionssichere Archivierung

Beweis- und Revisionssicherheit, Echtheit der Dokumentation und garantierte Einhaltung von Aufbewahrungsfristen sind herausragende Eigenschaften der enaio®-Archivierungskomponenten. Die Revisionssicherheit betrifft das gesamte Verfahren inklusive Datensicherung, Organisation und Kontrollmechanismen. Mit enaio® werden Daten und Dokumente vollständig, geordnet, sachlich richtig, zeitgerecht, nachvollziehbar, mit dem Original inhaltlich und bildlich übereinstimmend und unveränderlich gespeichert.

Das elektronische Archiv von enaio® bietet ein passwortgeschütztes Systemumfeld, einen geschützten Zugang zur Datenbank durch einen gekapselten Archivserver und die Verwendung von unveränderbaren Datenträgern. Bei Eingangsbelegen wird eine bildliche Übereinstimmung mit dem Original gewährleistet. Die umfangreiche Protokollierung sorgt dafür, dass der gesamte Lebenszyklus eines Dokumentes von der Entstehung, dem Indizieren und Speichern bis hin zur eindeutigen Wiederfindbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Fälschung sowie der Reproduktion am Bildschirm aufgezeichnet und nachvollzogen werden kann.

Auch beim Datenaustausch bietet das enaio®-Archiv höchste Sicherheit und integriert sich nahtlos in führende Systeme wie z. B. ERP-Systeme oder Fachverfahren. Über zertifizierte Schnittstellen werden beliebige Storage-Komponenten angebunden. So können inaktive Daten jederzeit in eine sekundäre Speicherumgebung ausgelagert werden, was zu einer Entlastung der Primärsysteme führt.

Ebenso können Urkunden mit enaio® revisionssicher archiviert werden. Durch den Nachweis der Ordnungsmäßigkeit des Verfahrens und der qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieter erreicht ein elektronisches Dokument die Qualität einer Urkunde. Weder kann die Unterschrift von einem Dokument auf ein anderes kopiert, noch das Dokument unbemerkt verändert werden.

Für die Archivierung steuerrelevanter Daten gelten die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU).

Diesen werden von enaio® ebenfalls problemlos erfüllt: Die Aufbewahrung der Daten über mindestens zehn Jahre, Online-Zugang für die externe Datenprüfung, Archivierung von originär elektronischen Dokumenten, Verwendung von unveränderbaren Speichermedien und zentrale und eine strukturierte Verwaltung aller Informationen sind ohne Weiteres möglich. IT-Compliance wird durch die revisionssichere elektronische Archivierung mit enaio® maßgeblich unterstützt.

In Sachen IT-Compliance bildet das enaio®-Archiv aber noch mehr Aspekte ab: Verantwortlichkeiten von Personen, Nachvollziehbarkeit von Prozessen, Einhaltung bestimmter Qualitätsstandards, Datensicherheit und Zugriffsschutz werden granular geregelt. Die gesamte Korrespondenz zu den Geschäftsvorfällen kann auf Anforderung lückenlos vorgewiesen werden. enaio® archiviert auch E-Mails inklusive ihrer Anlagen unverändert an der gewünschten Position innerhalb der Ablagestruktur. Im Ergebnis werden eine höhere Transparenz sowie eine Steigerung der Produktivität und der Prozessqualität erreicht.

Die Import-/Export-Schnittstellen zu enaio®

Die Import-/Export-Schnittstellen zu enaio®

Import- & Exportformate des enaio® servers

Import- & Exportformate des enaio® servers

  • OPTIMAL SYSTEMS überzeugte u. a. mit der Modularität und freien Konfigurierbarkeit ihrer Software und der flexiblen Anbindung an unseren IBM-Server.

    Peter Hofmann
    Kaufmännischer Leiter und Prokurist
    Anita Dr. Helbig GmbH
  • Insgesamt sind unsere Erfahrungen nach fünf Jahren Praxis sehr gut. [...] Das System läuft stabil und erfordert relativ wenig Administrationsaufwand.

    Karl- Josef Cranen
    Leiter des Jobcenters
    Jobcenter Kreis Düren
  • Herausstellen muss ich den Bereich Administration - sehr komfortabel und logisch entwickelt.

    Stefan Hoser
    Projektleiter DV
    Mediengruppe Pressedruck