• Arbeiten mit dem enaio® client

    Usability neu gedacht.

Wie viele Stunden haben Sie selbst oder Ihre Mitarbeiter bereits mit der Suche nach Informationen und Dokumenten in Ihrem Firmennetzwerk verbracht? Wenn in Ihrer Organisation kein Enterprise Content Management im Einsatz ist, gehören diese vermeidbaren Aufwände ziemlich sicher zu Ihrem Arbeitsalltag.

Dabei spart digitales Arbeiten Zeit und schont die Nerven – die richtige Software vorausgesetzt.

enaio® gibt Ihrer Organisation genau die digitale Infrastruktur, die sie benötigt: Dokumente, E-Mails und sogar Briefe und Faxe stehen unternehmensweit zur Verfügung und können entweder gezielt nach speziellen Kriterien wie Vertragsnummern u. ä. oder aber anhand von Volltextsuchbegriffen recherchiert werden. Digitale Workflows erleichtern die Organisation von Arbeitsabläufen und umfangreiche Archivierungsfunktionen sorgen für die nötige (auch rechtliche) Sicherheit.

Die auf Usability optimierte Nutzeroberfläche von enaio® stellt diese Funktionen übersichtlich zur Verfügung und lässt sich flexibel an die Bedürfnisse von Abteilungen und einzelnen Mitarbeitern anpassen. Zugriffe auf Daten oder bestimmte Funktionalitäten können für jeden Mitarbeiter je nach Abteilungs- oder Teamzugehörigkeit, oder aber nach persönlichen Kriterien gesteuert werden.

Auf dieser Seite bekommen Sie einen Überblick über die Kernfunktionen des enaio® client. Für detaillierte Informationen zu einzelnen Schnittstellen oder Einsatzgebieten steht unsere Lösungs-Suche zur Verfügung.

Revisionssichere Archivierung

Beweis- und Revisionssicherheit, umfassende Dokumentation und die Einhaltung von rechtlichen oder fachlichen Aufbewahrungsfristen

Dokumenten-management

Daten, Informationen und Dokumente für das digitale Arbeiten aller berechtigten Mitarbeiter sinnvoll kombinieren

Business Process Management

Arbeitsabläufe oder Geschäftsprozesse zielgerichtet nach den spezifischen Anforderungen in Ihrem Unternehmen modellieren und steuern.

Benutzer-freundlichkeit

Flexible und persönlich einstellbare Ansichten auf Ihre Daten und individuell konfigurierbare Funktionsbänder

Revisionssichere Archivierung

Die enaio®-Archivierungskomponenten glänzen durch Beweis- und Revisionssicherheit, die Echtheit der Dokumentation und garantierte Einhaltung von Aufbewahrungsfristen.

Das Prinzip der Revisionssicherheit zieht sich durch den gesamten Arbeitsablauf – inklusive Datensicherung, Organisation und Kontrollmechanismen.

enaio® speichert Ihre Daten und Dokumente vollständig, geordnet, sachlich richtig und nachvollziehbar. Die revisionssichere Archivierung mit enaio® gewährleistet, dass alle Archivalien mit den Originalen inhaltlich und bildlich übereinstimmen und unveränderlich sind. Zudem sorgt enaio® entsprechend den gesetzlichen Anforderungen für die zeitgerechte Vernichtung des Archivguts.

  • Zertifizierte Schnittstellen zu marktrelevanten Storagekomponenten
  • Integrierbar in führende ERP-Systeme und Fachverfahren
  • Revisionssichere Urkunden-Archivierung
  • Datenkonsistenz durch Mitführen von Hashwerten für jedes Dokument
  • Schutz vor Manipulation durch Elektronische Unterschriften
  • GoBD-Konformität: Datenhaltung über 10 Jahre, Zugang für externe Datenprüfer
  • Klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten zu Rollen und Personen
  • Optimierung von Transparenz, Produktivität und Prozessqualität

Dokumentenmanagement

enaio® verknüpft Daten, Metadaten und Dokumente zu intelligenten Objekten und Strukturen, die alle Informationen für ein sinnvolles Arbeiten enthalten. Die Daten können in ihren Strukturen wiederum beliebig gefiltert, neu zusammengestellt oder mit anderen Systemen ausgetauscht werden. Sie können jederzeit zweifelsfrei nachvollziehen, wer wann an welchen Dokumenten zugegriffen und daran gearbeitet hat und was dabei verändert wurde.

Wann und von wo aus der Zugriff auf Daten und Dokumente erfolgen soll, spielt keine Rolle.

Auch Mitarbeiter im Außendienst oder im Home Office können jederzeit mit mobilen Geräten oder aber mit dem enaio® webclient auf die Daten und Dokumente zugreifen. Das sichere Rechtesystem schützt stets vor unberechtigtem Zugriff. Auch Partner, Kunden und Lieferanten lassen sich einfach über coLab® an das enaio®-System anbinden.

Sollten Sie Rechteeinschränkungen Ihrer Kollegen im Ausnahmefall in Ihrer Arbeit behindern, können Sie im Rahmen Ihrer eigenen Berechtigungen Dokumente an diese zur Ansicht oder zum Bearbeiten freigeben.

  • Sämtliche im Unternehmen vorhandenen Informationen sind für jeden berechtigten Mitarbeiter nutzbar.
  • Funktionen wie Wiedervorlagen und Abonnements optimieren Ihr Termin- oder Änderungsmanagement.
  • Favoriten, Benutzerablage und eine Übersicht über zuletzt bearbeitete Dokumente bietet Ihnen einfachen Zugang zu wichtigen Dokumenten.
  • Notizen und Anmerkungen unterstützen die Kommunikation.
  • Dokumente mit beliebigen Dateitypen lassen sich in enaio® verwalten.
  • Die Koordination von Drafts, freigegebenen Dokumenten und anderen Dokumentständen kann problemlos über die Variantenverwaltung von enaio® erfolgen.
Beispiel einer Trefferliste

Beispiel einer Trefferliste

Beispiel einer Suchanfrage

Beispiel einer Suchanfrage

Business Process Management

Aus den Workflows heraus können Sie externe Fachanwendungen aufrufen und Daten mit diesen austauschen. Auf diese Weise können Sie z. B. den Rechnungseingang einfach um einen automatischen Datenabgleich mit dem eingesetzten ERP-System erweitern.

enaio® enthält ein vollständig integriertes Workflow-Management-System und bildet so eine unternehmensweite Steuerungs-Plattform für Ihre individuellen Geschäftsprozesse. Business Process Management (BPM) beschäftigt sich mit der Planung, Modellierung, Durchführung und Überwachung von Geschäftsprozessen bis hin zu “Process Mining”. Informationen wandern automatisch digital durch Ihre Organisation, Arbeitsabläufe werden strukturiert in definierten Teilschritten durchgeführt.

  • Vollständig digitaler Informationsfluss
  • strukturierte Arbeitsabläufe mit klar definierten Teilschritten
  • klare Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten
  • Abbildung Ihrer individuellen Geschäftsabläufe
  • Beispielhafte Implementierungen von Standard-Workflows gehören zum Lieferumfang von enaio® und können bei Bedarf gleich eingesetzt werden
Ad-hoc Workflows – Definition

Ad-hoc Workflows – Definition

Multi-Instanz-Aktivitäten

Multi-Instanz-Aktivitäten

Benutzerfreundlichkeit

Der enaio® client ist die zentrale Benutzeroberfläche von enaio®. Hier finden Sie die Eingangskörbe für Workflows, Wiedervorlagen und Abonnements und können die umfangreiche Suchfunktion nutzen. Im individuell gestaltbaren Navigationsbereich können Sie wichtige Dokumente, Abfragen, Einsprünge in Dokumentstrukturen, Mappen oder spezielle Systemfunktionen ablegen. In Mappen können Sie verschiedene Dokumente themenorientiert zusammenstellen und anderen Benutzern zugänglich machen.

Zur Arbeit mit Bild-Dokumenten steht eine Vielzahl an Funktionen zur Verfügung: Sie können Fotos oder gescannte Dokumente drehen, vergrößern, verschieben oder einpassen und vieles mehr. Bei Bedarf können Sie jederzeit weitere Seiten hinzuscannen oder ein mehrseitiges Dokument in mehrere Dokumente auftrennen.

Das Besondere am enaio® client ist, dass Sie die Benutzeroberfläche sehr einfach an ihre individuellen Bedürfnisse anpassen können. Alle Daten werden übersichtlich präsentiert, Listen lassen sich filtern und sortieren.

  • Komfortable Dokumenten-History-Funktion
  • Umfangreiche Such- und Recherchefunktionen
  • Unterstützung verschiedenster Datenquellen, z. B. gescannte Eingangsbelege, Fax, Foto oder Grafik
  • E‑Mails, XML-Dateien, Microsoft Office-Dokumente, PDF, HTML, Textdateien direkt in der Vorschau betrachten – ohne externes Programm
  • Einfacher Zugriff auf wichtige Funktionen durch ein übersichtliches Ribbon-Design nach MS-Office-Vorbild
  • Die Entscheidung für OPTIMAL SYSTEMS fiel aufgrund der freien Anpassbarkeit sowie der einfachen Bedienung in Verbindung mit einer Vielfalt an Funktionen.

    Andreas Blank
    Projektleiter
    Develey Senf & Feinkost GmbH
  • Das Produkt von OPTIMAL SYSTMES passt sehr gut in unsere vielschichtige IT-Umbung. Die Berliner überzeugten uns nicht alleine durch ihr funktionsstarkes ECM-System, sie präsentierten das qualifizierteste Angebot mit außerordentlich umfangreicher, detaillierter und übersichtlier Dokumentation

    Elke Bülte
    IT-Projektleiter
    Gerry Weber International AG
  • Die ECM-Suite von OPTIMAL SYSTEMS bestach durch Anwenderfreundlichkeit sowie ein abgerundetes innovatives Funktionsangebot.

    Stefan Hoser
    Projektleiter DV
    Mediengruppe Pressedruck