Bewerbungsunterlagen, Mitarbeiterverträge, Personalbögen, Abrechnungen – Human Resources und Controlling arbeiten täglich mit zahllosen Dokumenten und enormen Mengen an personenbezogenen Daten.

Treiben Sie die Digitalisierung in Ihrer Personalabteilung voran! Wozu? Ganz einfach: Um den Überblick zu behalten, den Bearbeitungsaufwand zu reduzieren, Zeit und Kosten zu sparen.

Digitale Personalakte

Digitale Akten bilden die zentralen Bausteine des digitalen Personalmanagements. Die Akten bündeln sämtliche mitarbeiterspezifischen Informationen und Dokumente (z. B. Personaldaten, Zeugnisse, E-Mails, Fotos, Verträge, Daten aus der Lohnbuchhaltung, uvm.)

Digitale Prozesse

Die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen mittels elektronischer Workflows birgt großes Potenzial für mehr Effizienz. Folgende Beispiele zeigen, wie Sie Arbeitsabläufe effizienter gestalten können – für Ihre Mitarbeiter.

Personalmanagement mit enaio®

Effektiv unterstützt von der Bewerbung bis zur Bonusauszahlung: Die digitale Personalakte von OPTIMAL SYSTEMS bündelt alle Ihre Mitarbeiterunterlagen, verwaltet sie revisionssicher und verknüpft sie mit den Stammdaten der Fachanwendungen für Lohn- und Gehaltsabrechnung. Mit enaio® lassen sich alle Unterlagen in der elektronischen Bewerberakte übersichtlich verwalten und die einzelnen Etappen der Arbeitsprozesse komfortabel im System planen. Sachbearbeitern können außerdem
mit Vorlagen und Serienbrieffunktionen, die Korrespondenz mit den Kandidaten unkompliziert erledigen.

Optimal ergänzt werden die Standardfunktionen durch die Einbindung digitaler Workflows. Darüber können Sie die Personalakten auch mit Dienstreise- oder Urlaubsgenehmigungsworkflows koppeln – und so die Personalprozesse Ihrer HR-Abteilung nochmals beschleunigen.

Vorteile

  • Einheitliche, revisionssichere Verwaltung von Personaldokumenten und -prozessen
  • Unternehmensweiter Zugriff auf wichtige Personalinformationen
  • Klare Regelung der Zugriffsrechte mit variabler Abstufung
  • Personal-, Bewerbungs-, Einstellungs- und Urlaubsworkflows
  • Transparenz bei der Personalplanung durch Skillprofile, Zeugnisverwaltung
  • Enge Anbindung an Microsoft Office und integrierte Vorlagenverwaltung

Unsere ECM-Software enaio® von OPTIMAL SYSTEMS unterstützt Ihre HR in vielfältiger Weise. Wie genau es in der Praxis funktioniert, erfahren Sie in unserem kostenfreien Infopaket oder bei einer persönlichen Präsentation mit unseren ECM-Experten.

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