Die Papierrechnung wird das 21. Jahrhundert vielleicht nicht überleben, doch wer sie bereits abschreibt, ist auf dem Holzweg. Etwa 75 % aller deutschen Unternehmen empfangen ihre Rechnungen immer noch in Papierform. Viele Unternehmen tun sich offenbar noch schwer mit einer Umstellung, obwohl sie immer häufiger digitale Rechnungen selbst empfangen, z. B. von Energieversorgern oder Telekommunikationsanbietern.

Von der papierbasierten zur digitalen Rechnungsbearbeitung

Papier ist geduldig, aber auch teuer. Dieser kurze Satz verweist bereits auf die Vorteile einer papierlosen, elektronischen Rechnungsbearbeitung. Denn elektronische Rechnungen bergen jede Menge Vorteile. Minimale Versand- oder Archivierungskosten sind nur einige davon. Durch digitale Verteil- und Freigabeworkflows, Prüfung und Buchung werden Fehler reduziert und Arbeitszeit gespart.

Im Jahr 2015 wurden in Europa ca. 35 Milliarden Rechnungen versendet. Die EU-Kommission schätzt die Einsparungen für Unternehmen in der EU durch eine elektronische Rechnungmanagement auf 64,5 Milliarden Euro pro Jahr – Die elektronische Rechnung könnte zum Sparschwein werden.

Abb.: Kostenvergleich manueller und elektronischer Rechnungsbearbeitung

Kaufmännische Vorgänge effizient digitalisieren

Kann die „Smart Factory“ Wirklichkeit werden, wenn allein die Prozesse in der Fabrik digitalisiert werden? Wohl kaum! Im Rahmen der Digitalisierung von Arbeits-, Produktions- und Fertigungsprozesse wird immer mehr automatisiert und digital abgewickelt – Stichwort Industrie 4.0.

Gerade im kaufmännischen Bereich lassen sich Vorgänge effizient digitalisieren und automatisieren. Besonders anschaulich zeigen sich die Vorteile bei, in der Regel, stark standardisierten Abläufen wie die der Rechnungsbearbeitung. Die Vorteile von E-Invoicing beschränken sich nicht auf Materialkosten oder Umweltschutzaspekte – der Einsparpotenzial zeigt sich besonders bei der Prozessoptimierung.

So geht die digitale Rechnungsbearbeitung

Mit Rechnungsmanagement kennen wir uns gut aus, denn OPTIMAL SYSTEMS entwickelt seit über 25 Jahren Softwarelösungen um Informationen schnell zu finden, transparent zu verwalten und sicher zu archivieren.  Basierend aus unsere Projekterfahrungen haben wir dieses Whitepaper für Sie geschrieben und stellen es Ihnen für 2017 in einer aktualisierten Ausgabe zur Verfügung.

Erfahren Sie mehr zu den Vorteilen papierloser Rechnungworkflows, zu den Kostentreibern bei der manuellen Postbearbeitung und zu Anwendungsbeispielen aus der Praxis.