Durch eine neu entwickelte Schnittstelle zu Agfa ORBIS kann das Universitätsklinikum Schleswig-Holstein (UKSH) das Potenzial seines Dokumentenmanagementsystems enaio® voll ausnutzen. Der Weg zum vollständig digitalen Archiv ist frei, denn hiermit wird ein Export von Dokumenten und Bildern von ORBIS nach enaio®, dem ECM-System von OPTIMAL SYSTEMS realisiert. enaio® kann damit sogar als Ausfallsystem dienen.

UKSH: Zwei Systeme, aber nur ein Archiv

Das Universitätsklinikum Schleswig-Holstein nutzt Agfa Orbis DMS als zentralen Speicherort für Dokumente und Bilder im Klinikinformationssystem ORBIS. Die Langzeitarchivierung, die jedes Krankenhaus in Deutschland gewährleisten muss, ist nur durch ein zusätzliches Archivsystem möglich. Bis jetzt war die Anbindung externer Archivsysteme für eine vollständige Archivierung  nicht möglich.

Das UKSH setzt für die Archivierung seit vielen Jahren auf das System: enaio®, das ECM-System des deutschen Softwareherstellers OPTIMAL SYSTEMS, das die revisionssichere Langzeitarchivierung gemäß gesetzlicher Vorschriften unterstützt und das klassische Papierarchiv vollständig ablöst.

Bisher war kein vollständiger Export von Dokumenten und Bildern von ORBIS nach enaio® möglich. Die IT Servicegesellschaft (UKSH ITSG) des UKSH entwickelte dafür eine Schnittstelle, die alle Dokumentarten inklusive aller Metadaten regelhaft und retrospektiv per HL7-Kommunikation überträgt.

Neue Schnittstelle: Ein Multitalent

Die von der UKSH ITSG selbst geschaffene Schnittstelle kann für jeden Dokumenttyp verwendet werden und bietet die Möglichkeit, typenabhängige Exportprozesse zu definieren. Dies gilt gleichermaßen für eingelesene Dokumente und für Dokumente, die per Formular erzeugt wurden. Dabei werden Metadaten wie Formularfelder miterfasst.

Die Software kann aber noch mehr: Der Versand wird in einer separaten Datenbank erfasst und kann hier reguliert werden. Damit wird beispielsweise ein Datenupdate, oder die Versandhistorie nachvollziehbar.

Einfacher und sicherer

Die Software enaio® ist in über 100 Kliniken im Einsatz und steht für effizientes Arbeiten mit Dokumenten in Medizin und Verwaltung. Damit werden Mitarbeiter in allen Bereichen entlastet.  Laut einer aktuellen Studie des Marburger Bundes verbringen manche Ärzte bis zur drei Stunden täglich mit Verwaltungstätigkeiten.

Die Schnittstelle von ORBIS zu enaio® am UKSH vereinfacht nicht nur die Arbeit mit Klinikdokumenten, sondern gewährleistet auch mehr Sicherheit: enaio® steht im Ernstfall als Ausfallsystem für das ORBIS KIS zur Verfügung. Die Einhaltung der umfangreichen Compliance-Richtlinien im Gesundheitswesen wird erheblich erleichtert.