Wie ist der Status Quo für ECM im Mittelstand? Welche Perspektiven und Trends gibt es in 2015? Eine Studie des BITKOM zum Einsatz von Enterprise Content Management in Deutschland bestätigt: Investitionen in eine ECM-Software bringen viele Vorteile für mittelständische Unternehmen: Das ist ein Ergebnis der Frühjahrsstudie ECM im Mittelstand 2015 des BITKOM. Der Branchenverband befragte über 800 Mittelständler über den Einsatz und das Verständnis von Enterprise Content Management.

ECM steigert die Effizienz

E-Mail, WhatsApp, Twitter, Facebook, Instagram, und das Telefon, das auch dazu immer noch klingelt, sind nur einen kleinen Teil der heutigen Überangebot an Informationsmöglichkeiten. Diese führt bei manchen zur Reizüberflutung, sinkender Aufmerksamkeit und Frustration – sie soll sogar zu digitalen Demenz führen, weil das Gehirn sich in einem permanenten Stress-Zustand befindet. Deshalb suchen nun Menschen nach Ruhe mitten in der Geräuschkulisse. Hilft das Offline-sein dagegen? Je stärker Megatrends wirken, desto mächtiger werden Gegentrends. Die Beschleunigung provoziert Entschleunigung (s. auch fast food vs. slow food), die Datensammelwut den Datenschutz – und so stärkt die Digitalisierung die Offline-Bewegung. 

Wahrgenommener Nutzen der ECM-Lösung (Quelle: BITKOM)

Der Begriff ECM werde allerdings von einer Vielzahl an Unternehmen noch recht eng gefasst und am ehesten mit dem Kernbereich des Dokumentenmanagements verbunden sowie den klassischen Bereichen „Archivierung“ und „Dokumentenverwaltung“. Deutlich besser etabliert habe sich das Konzept ECM bereits in größeren Unternehmen. Wesentliche Treiber seien hier laut BITKOM neben Rationalisierungseffekten hohe Anforderungen an die Rechtssicherheit (Compliance Management) im Umgang mit Dokumenten.

Weitere Erkenntnisse

  • Umso größer das Unternehmen, desto eher der Einsatz einer Standardsoftware für Aufgaben des Enterprise Content Managements: Ca. 1/3 der mittelständischen Unternehmen setzt ein ECM-System ein, bei größeren Mittelständlern sind es bereits ca. 60 Prozent.
  • Getrieben wird der Einsatz von ECM-Software durch den Trend zur elektronischen Akte  sowie dem elektronischen Rechnungsaustausch. Auch die zunehmende Mobilität der ECM-Software nimmt einen immer größeren Stellenwert ein.
  • Die Potenziale von ECM-Technologien als Plattform für einheitliches, unternehmensweites Informationsmanagement werden noch nicht ausgeschöpft: Ca. 40 Prozent der Unternehmen mit einer ECM-Lösung setzen diese unternehmensweit ein.
  • Gut 1/5 der größeren Mittelständler will in naher Zukunft in ECM-Software investieren (Erst-, Erweiterungs- und Ersatzinvestitionen).
  • Auch ca. 19 Prozent der Unternehmen ohne Erfahrung im Einsatz von ECM-Software planen in absehbarer Zeit ECM-Investitionen.
  • Mittelständler legen bei der Anschaffung einer ECM-Software besonderen Augenmerk auf das Preis/Leistungs-Verhältnis, günstige Betriebskosten sowie Bedienerfreundlichkeit, Flexibilität und Praktikabilität der Software.

Diese Themen beeinflussen 2015 den ECM-Einsatz im Mittelstand (Quelle: BITKOM).