Dieser Blog-Artikel ist die Fortsetzung von “Software muss Spaß machen” (Teil 1)

Jedes Jahr beschäftigen sich IT-Branchenkenner und Marktforschungsunternehmen mit den zukünftigen Trends und Entwicklungsschwerpunkten. Wir haben mit Dr. Nikola Milanovic, Geschäftsbereichsleiter Produktentwicklung, und Gregor Wolf, COO von OPTIMAL SYSTEMS, darüber gesprochen.

Was macht eine gute Software aus – etwa die Usability?

Milanovic: Eine gute Software ist einfach zu bedienen, ermöglicht Collaboration und ist immer verfügbar.

Wolf: Software muss Spaß machen. Erst dann wird sie vom Anwender gern genutzt. Und wenn man etwas gern benutzt, ist es mit der Zeit unabkömmlich und man will mehr damit tun.

Dr. Milanovic,
Leiter Produktentwicklung

Mobil arbeiten muss einfach gehen

Betrifft das auch die mobilen Anwendungen?

Milanovic: Klar, sie müssen auch einfach und „sexy“ sein. Darüber hinaus müssen mobile Anwendungen so gebaut werden, dass sie tatsächlich Plattform- und Device-unabhängig sind.

Wolf: Ja, das ist ein ganz entscheidender Punkt. Deshalb haben wir ein gutes Produkt und sogar einen Vorsprung vor unseren Marktbegleitern. Unsere mobilen enaio®-Apps laufen auf iOS und Android, der enaio® Webclient auf verschiedensten Geräten. Mobile Anwendungen müssen auf unterschiedlichen Geräten an unterschiedlichen Orten von unterschiedlichen Menschen zu unterschiedlichen Zeiten genutzt werden können. Das ist auch die Erwartungshaltung, die an uns herangetragen wird. Menschen möchten ihre Arbeit mitnehmen, mobil arbeiten muss einfach gehen. Wenn ich an eine Präsentation im Büro am Desktop-Computer erarbeite und sie zu einer Besprechung mitnehme, nützt mir eine „read only“-Funktion herzlich wenig, wenn ich kurz vor der Präsentation etwas ändern möchte.

Solche mangelnde Funktionalität wird hinter Aussagen nach dem Motto „das braucht doch niemand“ versteckt. Wenn Menschen ihre Arbeitsunterlagen und Daten mitnehmen, tun sie dies, weil sie diese benötigen und bestimmte Dinge damit an einem anderen Ort erledigen wollen. Die Betonung liegt hier wohlgemerkt auf „bestimmte“: niemand will das gesamte Funktionsspektrum eines ECM auf dem Handy bedienen. Aber diese Person muss in der Lage sein, ein Dokument beispielsweise zu überarbeiten, sicher zu speichern und weiterzuleiten. Und das geht mit unserer Lösung.

Milanovic: Ich möchte auch hier die Relevanz der Bedienbarkeit und der Leichtigkeit betonen. Um das bildlich darzustellen: Sie arbeiten am Desktop-Computer, drehen sich um und nehmen das Tablet in die Hand auf dem Weg in die Besprechung und können direkt weiterarbeiten. Sie müssen keine Dokumente irgendwo gesondert speichern, weiterleiten oder versenden. Sie müssen auch nicht das Dokument in der App suchen. Sie arbeiten einfach weiter. Orts- und geräteunabhängig. Einfach so. Dahin möchten wir kommen.

 

Großer Nachholbedarf an papierlosen Workflows

Der BITKOM setzt ECM unter die Top 10 der wichtigsten Themen für 2015. Wie wird sich der ECM-Markt weiterentwickeln?

Milanovic: Die Zahl der Anfragen steigt, die Zahl der Projekte wächst und die zu lösenden Aufgaben werden immer anspruchsvoller. Enterprise Content Management boomt und das ist auch gut so. Dabei fragen Interessenten nicht nach „Ein Stück ECM bitte“, sondern sie haben konkrete Digitalisierungs-Aufgaben in Fachbereichen, für die sie eine höchst flexible und einfach zu bedienende Software suchen. Zu verdeutlichen, dass diese ein ECM-System sein sollte, ist dann bei der Beratung unsere Aufgabe. Dass ECM-Technologie auch für weitere Herausforderungen als die Digitalisierung von Papier und auch für andere Geschäftsbereiche nützlich ist, wird zunehmend schneller erkannt und genutzt.

Wolf: Wir freuen uns, dass ECM-Systeme weiterhin an Bedeutung zunehmen. Das hat verschiedene Gründe. Einer davon ist, dass die Marktdurchdringung noch nicht vollständig ist. Es ist noch längst nicht der Fall, dass alle Unternehmen, die ein großes Dokumentenaufkommen haben, eine Lösung für elektronisches Dokumentenmanagement einsetzen – und ich rede nur von ganz elementaren DMS-Anwendungen, noch nicht mal von einer ECM-Suite.

Der Nachholbedarf an papierlosen Workflows ist in vielen Branchen noch sehr groß: Die größte Nachfrage beobachten wir jedoch im industriellen Bereich. Denn hier haben lediglich ein Viertel der Unternehmen eine Software für ECM oder DMS im Einsatz.

Milanovic: Interessenten werden weiterhin nicht nach ECM suchen, sondern eher nach Lösungen für spezifische Anforderungen zur Digitalisierung von Informationen. Wir werden Antworten und Software dafür anbieten und diesen Interessenten dann behutsam erklären, dass unsere ECM-Software enaio® nicht nur eine kurzfristige Lösung darstellt, sondern gleichsam ein nachhaltiges Konzept ist, um Informationen unternehmensweit zu nutzen. Und hier erwarte ich, dass im Jahr 2015 mehr Unternehmen und öffentliche Einrichtungen erkennen, dass digitales Wissen der Rohstoff der Zukunft ist.