Merseburg: In nur einem halben Jahr führt das Jobcenter des Landkreises Saalekreis in Sachsen-Anhalt die digitale Akte ein. Die für Einführung der eAkte erforderliche ECM-Software liefert OPTIMAL SYSTEMS, der ECM-Spezialist mit besonderer Lösungskompetenz für die Öffentliche Verwaltung.

 Für jede Seite ein Gewinn

Seit März 2018 überrascht das Jobcenter seine Besucher mit fast leeren Schreibtischen: Nach der hausweiten Einführung der eAkte auf Basis der ECM-Suite enaio® kann auf Papier größtenteils verzichtet werden. Die Kunden profitieren durch kürzere Wartezeiten und schnelle Auskunftsfähigkeit des Jobcenter-Personals. Auch die Mitarbeiter ziehen Nutzen aus der Umstellung. Ab sofort können sie zum Beispiel parallel auf eine Akte in enaio® zugreifen und so die Fälle noch schneller bearbeiten.

Neben Steigerung der Arbeitseffizienz trägt die Umstellung zu erheblichen Kostensenkungen bei Papier, Druck und Porto bei. Darüber hinaus stellt die eAkte sicher, dass Dokumente und Informationen nicht verloren gehen und jederzeit von den berechtigten Mitarbeitern per Schlagwortsuche gefunden und verwaltet werden können. Zusätzlich sorgen zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten in enaio® dafür, dass Schwachstellen in der Sachbearbeitung noch schneller erkannt und behoben werden können. „Die digitale Umstellung ist für jede Seite ein Gewinn“, findet Dr. Gert Kuhnert, Betriebsleiter des Jobcenters.

Neben OPTIMAL SYSTEMS war die IMTB Consulting GmbH mit Sitz in Berlin am Projekt beteiligt. Durch die Unterstützung der Berater bei der Ausschreibung und der anschließenden Umsetzung konnten die Software-Spezialisten von OPTIMAL SYSTEMS zeitnah mit der Einführung beginnen und innerhalb von nur sechs Monaten das Projekt erfolgreich zum Abschluss bringen.