Die MainArbeit, das kommunale Jobcenter der Stadt Offenbach, hat die enaio® eingeführt. Mit dem ECM-System haben die zuständigen Mitarbeiter des Jobcenters alle wichtigen Dokumente zur Bearbeitung eines Falles mit dem aktuellsten Stand zur Verfügung, die Suche und die Übermittlung von Dokumenten innerhalb des Jobcenters erfolgt viel schneller.

Anmieten von Archivflächen nicht mehr erforderlich

 Jobcenter haben besondere Ansprüche bei der Einführung digitaler Akten. Im Sozialwesen sind der Aktenbestand und die Arbeitsabläufe mit Aktenrelevanz wesentlich schnelllebiger und komplexer als in manch anderen Verwaltungsbereichen. Dementsprechend werden an den Lösungen für die Fachdienste Arbeit und Soziales besondere Anforderungen gestellt. Im Jobcenter MainArbeit der Stadt Offenbach sollten mit der elektronischen Akte (E-Akte) auch noch die Unterlagen des Leistungsbereiches mit denen der Jobvermittlung zusammengeführt werden. Neben der besseren Akteneinsicht für die beteiligten Bereiche war auch der Papierabbau ein weiterer Grund, die ECM-Software von OPTIMAL SYSTEMS einzuführen.

Mithilfe der E-Akte auf Basis der ECM-Software enaio® wird die zeitraubende Ablage von Dokumenten in Ordnern und Aktenschränken bald der Vergangenheit angehören. Auch bei Prozessen wie der Postbearbeitung sorgt die neue Software für schnellere Abläufe: Eingehende Post wird gescannt und der jeweiligen elektronischen Akte zugeordnet. “Die Übermittlung von Informationen innerhalb des Jobcenters wird mit enaio® stark beschleunigt. Und auch die Suche nach zurückliegenden Vorgängen, zum Beispiel nach Anträgen oder Abrechnungen aus früheren Jahren, wird zukünftig wesentlich schneller gehen“, erklärt Stefanie Stein, Projektleiterin bei MainArbeit, die Vorteile des neuen Systems.

Mittelfristig wird MainArbeit mit der weiteren Digitalisierung der Informationsprozesse auch Platz einsparen. Die Anmietung neuer Archivflächen ist schon jetzt nicht mehr erforderlich. Nach der Einführungsphase werden sowohl Mitarbeiter als auch Kunden des kommunalen Jobcenters von der schnelleren Bearbeitung der Vorgänge und einer effizienteren Verwaltung profitieren.