Die Stadt Witten in Nordrhein-Westfalen setzt die eAkte von OPTIMAL SYSTEMS seit mehr als 10 Jahren ein. Das Vorbild macht Schule: Andere Kommunen setzten die Lösung gemeinsam mit der Stadt Witten um.

Mit gebündelten Kompetenzen zum Erfolg

Bereits 2012 entwickelten die Wittener IT-Spezialisten eine eAkte auf Basis von enaio® – speziell abgestimmt auf die Anforderungen der Stadtverwaltung. Die „Wittener“ eAkte war ein Erfolg – das sprach sich schnell herum.

Um andere Kommunen bei der Einführung der eAkte zu unterstützen, wurde in der Stadt Witten ein gemeinsames Kompetenzzentrum gegründet. Anfang Juli unterschrieben die beteiligten Kommunen eine öffentlich-rechtliche Vereinbarung, die die interkommunale Zusammenarbeit regeln soll.

2017 begannen die ersten Städte des Ennepe-Ruhr-Kreises mit der Einführung der neusten Fassung der Wittener eAkte – der sogenannten „eBehördenakte“. Die geübten Kolleginnen und Kollegen von der Stadt Witten unterstützen sie mit Rat und Tat. Im Laufe der Umstellung stellte sich jedoch schnell heraus, dass für den reibungslosen Übergang und die Sicherstellung des laufenden serverseitigen Betriebs mindestens zwei Mitarbeitende in jeder Kommune notwendig wären.

Vor diesem Hintergrund wurde das Kompetenzzentrum gegründet. Während der technische Betrieb der Server vor Ort verbleibt und von den IT-Abteilungen der Städte sichergestellt wird, kümmern sich die Mitarbeiter des Kompetenzzentrums um den Server-Betrieb der komplexen Software. Darüber hinaus wird eine Servicehotline eingerichtet sowie ein Schulungsangebot für die “eAkte-Neulinge” bereitgestellt. Durch die Bündelung werden die Ressourcen noch effektiver genutzt und die Einwohner des Ennepe-Ruhr-Kreises erhalten künftig einen noch besseren Bürgerservice.

eAkte: Eine Erfolgsgeschichte

Die eAkte von OPTIMAL SYSTEMS bildet in vielen öffentlichen Verwaltungen das digitale Rückgrat beim Dokumentenmanagement. Erst kürzlich wurde die Softwarelösung beim eGovernment Computing Award für die Endrunde nominiert. Die Entscheidung fällt Mitte September.