In wenigen Tagen tritt das neue E-Rechnungsgesetz in Kraft. Deutschlands Behörden und Unternehmen müssen sich auf einige Veränderungen einstellen.

Von der Europäischen Richtlinie zum nationalen Recht

Grundlage der Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung ist die Europäische Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014. Mit dem E-Rechnungsgesetz werden die Vorgaben jener Richtlinien nun in nationales Recht umgesetzt. Konkret bedeutet das: Alle Bundesministerien und Verfassungsorgane müssen mit dem Stichtag 27. November 2018 Rechnungen in elektronischer Form annehmen, verarbeiten und weitergeben können. Für subzentrale Auftraggeber des Bundes gilt das Gesetz ab dem 27. November 2019, Bundesländer und Kommunen ziehen ein halbes Jahr später nach. Ab dem 27. November 2020 ist schließlich die elektronische Rechnungsstellung an den Bund generell verpflichtend.

Somit müssen zukünftig Rechnungs-Dokumente „in einem strukturierten elektronischen Format“ (§ 2 Begriffsbestimmungen) vorliegen. Darüber hinaus werden auch sogenannte hybride Formate anerkannt: Dabei muss zumindest ein Teil der Rechnung den neuen Vorschriften vollumfänglich entsprechen.

Neue Standards, neue Herausforderungen

Mit XRechnung wurde zudem ein neuer nationaler Standard für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Verwaltungen eingeführt. Vollständig ersetzt werden damit parallel existierende Standards zwar nicht – diese müssen jedoch fortan die Bedingungen der neuen europäischen Norm CEN 16931 erfüllen. Für den Standard ZUGFeRD wurde bereits eine neue Version 2.0 angekündigt.

Die Folgen der E-Rech-VO (E-Rechnungs-Verordnung) bekommt hierzulande auch die private Wirtschaft zu spüren – immerhin unterhalten fast die Hälfte aller deutschen Unternehmen Geschäftsbeziehungen mit öffentlichen Einrichtungen. Und ein Großteil der Betriebe ist nach den letzten Studien längst noch nicht auf das Thema E-Invoicing vorbereitet: Die meisten Rechnungen werden weiterhin in Papierform oder als PDF-Datei per E-Mail versendet.

Präpariert für die digitale Zukunft?

Um auf elektronische Verfahren umzustellen, sind etwaige Anpassungen der internen Geschäftsprozesse im Controlling bzw. in der Buchhaltung der betroffenen Behörden und Unternehmen unumgänglich. Die internen IT-Systeme müssen nachgerüstet und Mitarbeiter ausreichend geschult werden. Angesicht der gesetzlich geregelten Fristen ist hierfür die Zeit nur noch äußerst knapp bemessen.

Die digitale Transformation wird somit auch in deutschen Amtsstuben allmählich zur konkreten Wirklichkeit.

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